تکنیک های ارزیابی عملکرد سازمانی

به منظور بهبود عملکردهای یک سازمان باید به سراغ تکنیک‌هایی برویم که به صورت اختصاصی بدین منظور تهیه و تولید شده‌اند. این امر از آن جهت اهمیت می‌يابد که شاخص‌های کلیدی مربوط به عملکرد در هر حوزه متفاوت هستند و به همین جهت نمی‌توان همواره از پارامترهای ثابتی در این رابطه کمک گرفت. با ما همراه باشید تا بیشتر به این موضوع مهم بپردازیم و از آن صحبت کنیم. 

نخستین موردی که می‌توانیم به آن اشاره کنیم و نقش مهمی در زمینه مدیریت استراتژیک منابع انسانی نیز ایفا می‌کند، ارزیابی عملکرد سازمانی به صورت فردی است. در این روش هر کارمند باید به صورت اختصاصی میزان بهره‌وری خود را مورد بررسی قرار دهد. در این حالت شاخص‌های کلیدی عملکرد به نحوی مورد استفاده قرار می‌گیرند که بتوان به صورت مستقیم میزان اهمیت هر کارمند در سازمان را تشخیص داد. این روش تحلیل بهره‌وری عموماً با نتایج مثبتی همراه است. 

مدیریت عملکرد به صورت تیمی نیز امکان‌پذیر است، اما بسیاری از سازمان‌ها به سراغ آن نمی‌روند. در این تکنیک به خصوص، فرصت ویژه‌ای جهت ارزیابی میزان دانش و تلاش هر یک از تیم‌های تعیین شده در شرکت به وجود می‌آيد. علاوه بر این،‌ بازخورد عملکرد به صورت ساده‌تر قابل دسترس خواهد بود. چنانچه به دنبال آن هستید که پس از سنجش کارایی هر یک از افراد، اشخاص شاخص و رهبران تعیین شده را تغییر دهید، این تکنیک می‌تواند به عنوان یک روش عالی در نظر گرفته شود. 

ارزیابی عملکرد کارکنان از جهت کیفیت به ما نشان می‌دهد که کلیه امور سپرده شده به افراد با چه دقت و ظرافتی پیگیری شده‌اند. در بین مدل‌های ارزیابی عملکرد، این مدل معمولاً یک فرایند سخت‌گیرانه شناخته می‌شود، زیرا به کارگیری آن بدون جمع‌آوری داده‌های بسیار زیاد امکان‌پذیر نیست. ارزیابی از جهت کیفیت فرایند توسعه سازمانی را تسهیل می‌کند و به همین دلیل باید به آن اهمیت داد. به خصوص زمانی که با یک سازمان تازه‌تأسیس سروکار داریم. 

جهت تعیین استراتژی‌های بهبود عملکرد می‌‌توان علاوه بر کیفیت، بر روی کمیت نیز تأکید کرد. در پاره‌ای از موارد نظارت و ارزیابی کمی نسبت به نظارت‌های کیفی ارزش بیشتری برای ما خواهد داشت. این موضوع دارای استانداردهای ویژه خود است که در سیستم‌های ارزیابی عملکرد مورد توجه قرار می‌گیرند. نتایج حاصل از ارزیابی کیفی را می‌توان به عنوان اطلاعات مهم جهت افزایش رتبه کاربران به کار گرفت. البته این موضوع باید با هماهنگی‌های قبلی انجام بگیرد. 

احتمالاً می‌پرسید که این ارزیابی دقیقاً به چه موضوعی اشاره می‌کند؟ در پاسخ باید گفت که ارزیابی همه جانبه یک نوع ارزیابی بسیار مهم است که در آن نظرات تمامی همکاران، سوپر وایزورها، مدیران و حتی کسانی که خدمات مدنظر ما را دریافت کرده‌اند مورد بررسی قرار می‌گیرد. به همین دلیل است که به آن همه جانبه گفته می‌شود. به کارگیری این تکنیک شاید کمی زمان‌بر باشد، اما با بهره‌گیری از مواردی همچون پرسش‌نامه‌های الکترونیکی می‌توان سرعت انجام آن را به شکل قابل توجهی افزایش داد. 

در گذشته انجام مواردی همچون گزارش‌دهی عملکرد به شدت دشوار و خسته‌کننده بود. همین امر باعث می‌شود تا برخی از سازمان‌ها به طور کامل فرایند تحلیل داده‌های عملکردی را کنار بگذارند. امروزه امکان انجام اقدامات لازم در این زمینه به صورت نرم افزاری فراهم شده است. کلیه سیستم‌هایی که به کار گرفته می‌شوند دارای قابلیت‌های متعدد همچون محاسبه مقدار رضایت مشتریان از هر کارمند و یا تشخیص عملکرد وی در بلند مدت هستند. 

برای تعیین اهداف عملکردی نمی‌‌توان تنها بر روی داده‌ها و ارقامی تکیه کرد که مربوط به یک دوره بسیار کوتاه هستند. به منظور دریافت نتایج بهتر در این رابطه، لازم است معیارهای عملکرد را در یک بازه طولانی‌ مدت (به عنوان مثال یکساله) مورد بررسی قرار دهیم. این امر منجر به افزایش میزان دقت مدیران می‌شود و می‌تواند به ما کمک کند تا برای برنامه‌ریزی‌های آینده‌نگرانه خود تصمیمات مناسب‌تری را انتخاب کنیم. ارزیابی بازه‌ای چنین شرایطی را فراهم می‌کند. 

سازمان‌ها باید به فکر مقابله با حالات اضطراری باشند. یکی از تکنیک‌های مربوط به ارزیابی عملکرد سازمانی به نوع فعالیت کارکنان در چنین حالاتی می‌پردازد. اگر قصد دارید مطمئن شوید که تیم مدیریت وکارکنان حتی در شرایط بسیار خطرناک با وظایف خود آشنا هستند و می‌توانند اوضاع را به نحو احسن کنترل کنند، باید به سراغ این راهکار ویژه بروید. تکرار همین ارزیابی، احتمال ایجاد مشکلات بین تیمی را کاهش می‌دهد و به همین جهت باید برای آن ارزش قائل شد.

همه سازمان‌ها دارای وظایف یکسان نیستند. این موضوع باید در زمینه ارزیابی عملکردهای سازمانی به دقت مورد توجه قرار بگیرد. تفاوت‌های تعیین شده بین سازمان‌های مختلف باید حتی در زمان تشخیص کارایی تیم‌ها و هر یک از کارمندان در نظر گرفته شود. طبیعتاً هرچه میزان کارایی محاسبه شده بیشتر باشد، می‌توان گفت که تیم‌ها و کارمندان وظایف خود را به خوبی انجام داده‌اند. 

تجزیه و تحلیل شکاف عملکرد بین کاربران تنها با یک تکنیک امکان‌پذیر است. به منظور انجام این امر باید به سراغ مشتریان برویم و از آنان بخواهیم تا میزان رضایت خود نسبت به فعالیت هر یک از کارکنان را مشخص کنند. بازبینی عملکرد با بهره‌گیری از سخنان خود مشتریان می‌تواند به ما کمک کند تا افراد فاقد صلاحیت را از سازمان خارج کنیم. این کار منجر به کاهش موانع موجود در مسیر پیشرفت می‌شود که خود یک امر فوق‌العاده مهم به شمار می‌رود.