نقش مدیریت عملیات در مدیریت کسب و کار

مدیریت عملیات شامل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر فرآیندهای تولید و خدمات در سازمان است. هدف آن بهینه‌سازی منابع، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت محصولات و خدمات است. این حوزه شامل مدیریت زنجیره تأمین، کنترل کیفیت، بهره‌وری و نوآوری در فرآیندها است.

فهرست محتوا:

مدیریت عملیات یا operation management
اهمیت مدیریت عملیات در کسب و کار
اصول مدیریت عملیات
مهارت‌های مورد نیاز مدیر عملیات
مزایای استفاده از مدیریت عملیات

کاربرد‌های کلیدی مدیریت عملیات
جمع‌بندی

هر مجموعه تولیدی، بازرگانی و خدماتی، مطمئناً شامل عملیات مختلفی در زمینه‌های تولید، واردات و صادرات، ارائه خدمات و... هستند. مدیریت عملیات به معنای تسلط بر امور در زمینه انجام کار‌های مختلف، متناسب با اهداف شرکت یا سازمان است. ما در این مقاله قصد داریم به بیان مفهوم مدیریت عملیات، اصول و کاربرد این علم بپردازیم. با ما همراه باشید.

مدیریت عملیات یا operation management

مدیریت عملیات در واقع شامل فعالیت‌هایی از جمله برنامه‌ریزی، سازمان دهی و نظارت بر فرآیند‌ها به منظور سودآوری بالا و بهبود اجرای امور در سازمان است. ممکن است مدیریت عملیات شامل تغییراتی باشد که در عملیات روتین و روزانه سازمان انجام می‌گیرد، هر فعالیتی در این زمینه باید مطابق با اهداف استراتژیک سازمان بوده و قبل از اجرایی شدن تجزیه و تحلیل و بررسی‌های لازم در خصوص فرآیند‌های قبلی، فعلی و آنچه برای آینده در نظر دارید، انجام گیرد.
شاید جالب باشد بدانید که مدیریت عملایت، همان مدیریت تولید است، مدیریت تولید به منظور بهبود بهره وری مورد توجه قرار گرفت و در دهه ۵۰ تا ۶۰ میلادی این مفهوم دارای یک زمینه مستقل بوده و مفاهیمی چون تیلوریسم، برنامه‌ریزی تولید و کنترل موجودی را در بر می‌گرفت.
اگر بخواهیم عبارت "مدیریت عملیات" را به صورت تحت الفظی واکاوی کنیم باید گفت که منظور از عملیات تبدیل بخشی از ورودی‌ها به محصولات و خدمات مطابق با نیاز، شرایط و کیفیت مطلوب مورد نظر بازار است. مدیریت نیز فرآیندی است که منابع مختلف را به شکلی کنترل شده با هم ترکیب می‌کند و مطابق با خط مشی سازمان به حرکت همه بخش‌ها جهت می‌دهد. به مجموعه‌ای از مدیریت تولید و خدمات و سایر فعالیت‌های مدیریتی در یک سازمان، مدیریت عملیات گفته می‌شود.

اهمیت مدیریت عملیات در کسب و کار

در گذشته‌های نه چندان دور تصور بر این بود که مدیریت عملیات فقط در صنایع تولیدی از اهمیت برخوردار است. البته این طرز تفکر کاملاً صحیح است، چرا که در صنایع تولیدی، نیاز است که فرآیند‌های بسیاری از مرحله تولید تا فروش و حتی در مواقعی خدمات پس از فروش، مدیریت شود، به همین دلیل است که در چنین صنایعی مدیریت عملیات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
اما می‌توان چنین فرآیندی را برای سازمان‌های خدماتی و بازرگانی نیز در نظر گرفت. در واقع ارائه هر نوع خدمات و محصولات به بازار، نیازمند فرآیند‌های جمعی از تیم بازاریابی، شناخت نیاز‌های بازار، تأمین بازار، اطلاعات مشتریان و ثبت بازخورد‌ها است. پس باید گفت فارغ از زمینه فعالیت هر کسب و کار، مدیریت عملیات مجموعه‌ای از وظایف عملیاتی در بخش‌های مختلف سازمانی برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده را شامل می‌شود. مهمترین وظایفی که برای یک مدیر عملیات می‌توان در نظر گرفت عبارتند از: برنامه‌ریزی، مدیریت نیروی انسانی، کنترل، هدایت، ایجاد انگیزه و سازمان‌دهی.

اصول مدیریت عملیات

مهمترین اصولی که در مدیریت عملیات باید در نظر گرفت عبارتند از: برنامه‌ریزی، طراحی و سازماندهی فرآیند‌ها. برای پیاده‌سازی چنین اصولی روش‌های مختلفی وجود دارد که تعیین‌کننده خط مشی مدیریت عملیات خواهند بود. اگر بخواهیم اصول مدیریت را به شکلی مبسوط و ریزبینانه در نظر داشته باشیم می‌توان به این موارد اشاره داشت:

انتخاب الگوی مناسب برای فرآیند‌ها
یکی از مهمترین چالش‌های مدیریت عملیات، الگو‌برداری سایر کارکنان از مدیر عملیات است. چنین شخصی باید آگاهی کافی از همه اجزای فرآیند داشته باشد و نظارت و رسیدگی کافی به بخش‌های مختلف سازمان داشته باشد.

شناخت و آگاهی از فرآیند
یکی دیگر از اصول مدیریت فرآیند، شناخت کافی و داشتن اطلاعات جزئی و دقیق در مورد همه فرآیند‌ها است.

درک ارتباطات و پیوستگی‌ها
در یک سازمان، همه فرآیند‌ها با هم در ارتباط بوده و پیوسته هستند. درک این پیوستگی و ارتباط بین فرآیند‌ها توسط مدیر یک اصل مهم در مدیریت فرآیند است.

در نظر داشتن معاملات (trade-offs)
در اکثر سازمان‌ها فرآیند‌ها توسط تیم‌های چند تخصصی اجرا می‌شوند. بنابراین باید اصطلاحاً بده بستان‌های موجود در زمینه‌های مختلف بین این تیم‌ها توسط مدیر عملیات زیر نظر گرفته شود. چنین کاری به مدیر کمک می‌کند تا در انجام تصمیم‌گیری‌ها آگاهانه‌تر عمل کند.

آموزش فرآیند به دیگران
از جمله اصول مدیریت، آموزش‌های لازم به افراد در زنجیره تأمین، ورودی‌ها و دریافت‌کنندگان محصول است. فرآیند‌های کسب و کار بهترین فرصت برای اعضای سازمان و شرکت است.

یادگیری در جریان فرآیند
فرایند‌های چند تخصصی (Cross-functional) و مرتبط با مشتری (customer-facing)، نیازمند نقش‌ها، وظایف، مهارت‌ها و تخصص‌های است که توسط اعضای تیم‌ها سازمان دهی می‌شود. بنابراین یک مدیر فرآیند باید مرتباً در حال یادگیری نکات جدید باشد.

سنجش و بررسی عملیات
مدیر عملیات باید به صورت دائمی و مرتب همه چیز را مورد سنجش، کنترل و اندازه‌گیری قرار دهد تا میزان پیشرفت و مقایسه آن با عملکرد‌های گذشته و نتایج آن‌ها را دریابد.

مهارت‌های مورد نیاز مدیر عملیات

برای انجام مدیریت عملیات، یک مدیر به مهارت‌هایی نیاز دارد تا بتواند سازمان زیر نظر خود را به خوبی مدیریت کرده و پیشرفت‌های قابل توجهی کسب کند. مهمترین مهارت‌های یک مدیر در این زمینه عبارتند است:
- توانایی‌های سازمانی
- قابلیت درک عملیات
- هماهنگی عملیات‌ها
- مهارت بالا در مدیریت افراد
- خلاقیت
- آشنا با فناوری‌های روز و علاقمند به پیشرفت بر مبنای آن‌ها

مزایای استفاده از مدیریت عملیات

استفاده از مدیریت عملیات در هر سازمانی می‌تواند با مزایای بسیاری در بخش‌های مختلف همراه باشد. هرچه مدیریت بهتر باشد، شرایط سازمان در بخش‌های مربوطه با بهبود بیشتری همراه خواهد بود. در ادامه به بررسی مزایای مدیریت عملیات در بخش‌های مختلف یک سازمان می‌پردازیم.

تجهیزات و تکنولوژی در مدیریت عملیات
برخورداری از تجهیزات و تکنولوژی مناسب می‌تواند بازدهی و سودهی بیشتری را برای شرکت به همراه داشته باشد. به طور مثال استفاده از ماشین آلات و تکنولوژی در خط تولید می‌تواند با افزایش میزان و همچنین سرعت تولید همراه باشد.

کارکنان
مدیریت سازمان، سطح مهارت و تعداد کارکنان مورد نیاز هر بخش را در سازمان تعیین می‌کند. مطمئناً کیفیت و تعداد کارکنان بر چگونگی انجام عملیات در بخش‌های مختلف و حاشیه سود شرکت تأثیر مستقیمی دارد؛ به همین علت شرکت باید تعداد کافی از افراد را با سطح مهارت مناسب در قالب تیم‌ها گرد هم آورد.

موقعیت
عموماً موقعیت مکانی یک سازمان تأثیر مستقیمی بر مدیریت عملیات و سوددهی آن سازمان دارد. به ویژه در مورد سازمان‌های تولیدی که محصول یا خدمات خود را به مشتری می‌فروشند این مسأله بیشتر صادق است. در زمان تصمیم‌گیری راجع به انتخاب مکان کسب‌و‌کار، تصمیم‌گیرندگان باید به عواملی کلیدی مثل حمل‌و‌نقل کارکنان، دسترسی مشتریان، اجاره، امنیت و مواد اولیه توجه داشته باشند.
اکثر سازمان‌ها در حال تغییر و تحول هستند و بنابراین باید به دنبال مدیرانی برای عملیات در کسب و کار خود باشند که کارآمدی لازم را داشته و بتواند با تصمیمات درست در آینده شرکت تغییرات مثبت چشمگیری را ایجاد کند.

کاربرد‌های کلیدی مدیریت عملیات

مدیرت عملیات در سازمان‌ها کاربرد‌های متنوعی دارد. توجه به همین کاربرد‌ها است که مراحل و فرآیند‌های مدیریت عملیات را به یک مسأله مهم و راهبردی در سازمان تبدیل می‌کند. مهمترین کاربرد‌هایی که برای مدیریت عملیات می‌توان در نظر گرفت عبارتند از:

فرایند‌های نظارتی
مهمترین کاربرد یک مدیر عملیات در سازمان برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت و بهینه‌سازی فرایند‌های کسب‌و‌کار در سازمان است. برای رسیدن به هدف باید به یکپارچه‌سازی و هماهنگی فرایند‌ها در بخش‌های مختلف سازمان اقدام کرد.

کاهش هزینه‌های عملیاتی
مدیر عملیات نظارت می‌کند تا تمام فعالیت‌ها و فرآیند‌ها در حیطه بودجه مشخص شده از سوی سازمان باقی بمانند. برای دستیابی به این هدف ممکن است مدیر عملیات اقدام به خرید مواد اولیه ارزان‌تر، ساده‌سازی عملیات تولید، انتصاب کارکنان متخصص و مناسب، سرمایه‌گذاری روی ماشین آلات و... نماید.

توسعه استراتژی‌ها
از دیگر جنبه‌های مهم وجود مدیریت عملیات در سازمان، توسعه استراتژی‌ها و بهینه‌سازی منابع است. تمامی تغییرات در سمت و سویی اجرا می‌شوند که به نفع سازمان و برای بهبود شرایط آن باشد.

طراحی محصول
مدیریت عملیات شامل اطمینان از روند بازار و نیاز‌های مشتری نیز می‌شود. در واقع خط تولید و نیاز بازار باید همواره موازی با هم حرکت کنند. مدیر عملیات تلاش می‌کند تا محصولات تولیدی شرکت مطابق با خواسته بازار باشد. شناخت دقیق سلیقه مشتری و همچنین ارزیابی مرتب بازار و تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی از مشتری می تواند بیشترین تأثیر را در تولید محصول مناسب داشته باشد.

جمع‌بندی

مدیریت عملیات را باید بخش مهمی از مدیریت کسب و کار دانست. این که یک مدیر عملیات چه مهارت‌هایی دارد و نیازمند فعالیت در چه زمینه‌هایی است مسأله‌ای است که ما در این مقاله به آن پرداختیم. همانطور که مطالعه کردید مدیریت عملیات بخش‌های زیادی از توسعه و پیشرفت یک سازمان را به خود اختصاص می‌دهد. در واقع این مدیر عملیات است که با هماهنگی میان سایر اعضای سازمان و همچنین تصمیم‌گیری‌های درست می‌تواند یک سازمان را به سمت و سوی موفقیت سوق دهد.
بنابراین باید گفت که به طور خلاصه هدف از مدیریت عملیات دستیابی به توسعه، پیشرفت و بهبود شرایط در همه بخش‌های یک سازمان است به طوری که بتوان آثار و نتایج این مدیریت را در بخش‌های مختلف سازمان به شکل بهبود شرایط تولید و سودآوری بیشتر مشاهده کرد.