نقش تامین و تضمین کیفیت در طراحی سیستم فروش

در طراحی سیستم فروش هر کسب و کار تمامی مراحل و رویه‌ها به گونه‌ای طی می‌شود تا باعث بالا رفتن کیفیت محصول یا خدمات شود که مطابق با تمامی انتظارات مشتری باشد. چنین سیستم‌هایی معمولاً قابل تکرار و اندازه گیری هستند و بر مفهوم بهبود مستمر تکیه دارند. انواع مختلفی از سیستم های مدیریت کیفیت وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. در بازاریابی و فروش طراحی سیستم کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات بالا باشد که نتیجه آن رضایت‌مندی مشتریان است. 
در کالاهای حیاتی مانند قطعات خودرو باید کیفیت در نظر گرفته شود؛ در غیر این صورت می‌تواند باعث به خطر افتادن امنیت رانندگان شود. به همین دلیل برای این‌که چنین اتفاقاتی پیش نیاید باید در طی مراحلی برچسب‌ اصالت و تضمین کیفیت قطعه را دریافت کنند. بیشترین تمرکز در این سیستم، خروجی و نتیجه پروژه‌ها است. از آن جایی که برای به دست آوردن یک نتیجه عالی باید کل پروژه در کمترین خطا پیش رود، به همین دلیل کل فرایند باید به طور کامل بازیابی شود. به عبارتی در تضمیت کیفیت تمامی فعالیت‌ها از جمله مالی، خرید، فروش، نصب و ساخت نیز به صورت کامل در نظر گرفته شود.  

•    سیستم های استاندارد شده:

این‌ها بر استانداردهای تعیین شده تکیه دارند و از کدها و مقررات توافق شده پیروی می‌کنند. به عنوان مثال می‌توان به گواهینامه‌های ISO مانند ISO 9001 اشاره نمود. برای تصویب استانداردهای ISO، یک کسب‌وکار باید تمامی الزامات مربوط به کیفیت و مستندات و همچنین ممیزی‌ها را برآورده کرد. صدور گواهینامه های تضمین کیفیت ISO برای اکثر مشاغل داوطلبانه است. با این حال، ممکن است یک الزام قانونی یا قراردادی در بخش ها و صنایع خاص باشد.

•    مدیریت کیفیت جامع:

TQM یک چارچوب مدیریتی است که بر تلاش‌های مستمر و گسترده سازمان برای اطمینان از وفاداری و موفقیت بلندمدت مشتری متکی است. تمرکز داشتن بر اندازه‌گیری فرآیند و کنترل‌ها به عنوان یک ابزاری ضروری است و برای بهبود پروژه اهمیت دارد. 

•    بهبود مستمر کیفیت:

این سیستم که به عنوان CQI نیز شناخته می‌شود، به جای تمرکز روی فرآیندها و عملکردها، بر بهبودی‌های افزایشی پی در پی توجه دارد. تاکید این سیستم طراحی فروش بر تیم‌ها و افراد و همچنین اهمیت آنها در تضمین کیفیت محصولات و خدمات است. یکی از محبوب ترین ابزارهای بهبود مستمر، یک مدل کیفیت چهار مرحله‌ای به نام چرخه Plan-Do-Check-Act (PDCA) است. 

•    شش سیگما:

این یک روش مبتنی بر داده‌ها است که بر بهبود فرآیند تمرکز دارد. تحت این رویکرد، فرآیندها برای دستیابی به حداکثر کیفیت تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل می شوند.

اکثر سیستم های کیفیت در هسته خود چندین عنصر کلیدی دارند. در کنار هم، این عناصر سیستم طراحی فروش را تشکیل می‌دهند که انتظارات، مسئولیت‌ها و اقدامات لازم برای دستیابی به کیفیت مورد انتظار محصولات یا خدمات را تعریف می‌کند که در زیر آنها را مورد بررسی قرار می‌دهیم: 
•    خط مشی کیفیت
•    اهداف کیفیت
•    راهنمای کیفیت
•    رویه های کیفیت، دستورالعمل ها و سوابق
•    کنترل اسناد
•    ساختار سازمانی و مسئولیت‌ها
•    مدیریت اطلاعات
•    فرآیندها
•    رضایت مشتری
•    پیشرفت مداوم

انتخاب سیستم کیفیت مناسب به نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد. کسب و کار شما مجموعه‌ای منحصر به فرد از محصولات، اهداف، ارزش‌ها و اهداف کیفی است؛ بنابراین سیستم‌های کیفی خاصی ممکن است بهتر از سایرین مناسب باشند. یک سیستم مدیریت کیفیت ایده‌آل باید برای یکپارچه‌سازی و استفاده آسان باشد. همچنین باید استانداردهای کیفی مورد نظر را برآورده کند و مطابق با خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و غیره باشد. به همین دلیل باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا با بهبود فرآیندهای شما تغییر کند و سازگار شود. در بیشتر موارد، شما می‌توانید هر رویکرد مدیریت کیفیت را برای برآوردن نیازهای خاص کسب و کار خود تنظیم کنید.

اهمیت سیستم مدیریت کیفیت اغلب دست کم گرفته می‌شود. شما نمی‌توانید بدون ابزارهای لازم متوجه شوید که در کدام مرحله پروژه مشکل پیدا کرده‌اید یا آیا مطابق با انتظارات مشتری بوده‌اید یا خیر؛ بسیاری از شرکت‌ها فکر می‌کنند که یک سیستم مدیریت کیفیت فقط برای مشاغل بزرگ است، اما اینطور نیست. یک سیستم مدیریت کیفیت می تواند برای هر کسب و کار و در هر صنعتی مفید باشد.
 یک سیستم مدیریت کیفیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبود مستمر را هدایت کنند، به ایجاد انطباق با مقامات نظارتی کمک می‌کند و تضمین می‌نماید که کیفیت در هر جنبه‌ای از محصول یا خدمات تعبیه شده است. این به نوبه خود منجر به افزایش رضایت مشتری، وفاداری و تکرار تجارت می شود.

انطباق پیدا کردن کسب و کار با استانداردهای تضمین کیفیت از مزیت اصلی است که در سیستم فروش وجود دارد. یک سیستم مدیریت کیفیت باید بتواند به شما کمک کند تا از انطباق با استانداردها و مقررات کیفیت قابل اجرا در سازمان خود اطمینان حاصل کنید. یکی دیگر از مزایای سیستم کیفیت بهتر کردن یک فرآيند است؛ با ساده‌سازی فرآیندهای کیفیت و ارتقای بهبود مستمر، یک QMS می‌تواند به شما در بهبود کیفیت کلی محصولات یا خدماتتان کمک کند. همین امر باعث افزایش رضایت مشتری می‌شود. وقتی مشتریان از کیفیت محصولات یا خدمات شما راضی هستند، به احتمال زیاد به تجارت با شما ادامه می‌دهند.
بهره وری بهبود یافته یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت کیفیت است. این سیستم می‌تواند به شما کمک کند تا ضایعات را حذف کنید و فرآیندهای کیفیت را ساده کنید که منجر به افزایش کارایی و بهره وری می‌شود. با این کار هزینه‌های اضافی را نیز می‌توانید کنترل کنید.  با بهبود کیفیت و انطباق، یک سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند باعث شود تا هزینه‌های مرتبط با کار مجدد، ضایعات و شکایات مشتریان کاهش پیدا کند. ارتباطات و همکاری در این سیستم بالا می‌رود به همین دلیل  می‌‌تواند باعث بهبود ارتباطات بین بخش‌ها، سراسر سازمان و همچنین همکاری بین اعضای تیم کمک کند. 

سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف زیر باید از استاندارهای تضمین شده کیفیت استفاده نمایند که شامل موارد زیر است:  
•    ارضای نیازهای کیفی مشتریان خود
•    اطمینان از ایمن بودن محصولات و خدمات آن‌ها
•    رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات
•    دستیابی به اهداف زیست محیطی
•    محافظت از محصولات در برابر شرایط آب و هوایی یا سایر شرایط نامطلوب
•    اطمینان از تعریف و کنترل فرآیندهای داخلی

استانداردها برای هر سازمانی مهم هستند. شرکت‌های موفق استانداردها را به عنوان ابزارهای تجاری می‌شناسند که باید در کنار سیاست‌های کیفیت، ایمنی، مالکیت معنوی و محیط زیست مدیریت شوند. استانداردسازی با کاهش افزونگی، به حداقل رساندن خطاها و کاهش زمان ورود محصول یا خدمات به بازار منجر به کاهش هزینه‌ها می شود. برای اجرای تضمین کیفیت نه تنها باید به کسب‌وکار خود توجه کنید؛ بلکه اقتصاد جهانی را نیز در نظر داشته باشید. 
کسب‌وکارها و سازمان‌هایی که استانداردهای کیفیت را رعایت می‌کنند به محصولات، خدمات و پرسنل کمک می‌کنند تا از مرزها عبور کنند و همچنین تضمین می‌نماید که محصولات تولید شده در یک کشور می‌توانند در کشور دیگر فروخته و استفاده شوند.  بسیاری از استانداردهای مدیریت کیفیت، تضمین‌هایی را برای کاربران محصولات و خدمات فراهم می‌کنند.همچنین استانداردسازی می‌تواند زندگی مصرف‌کنندگان را ساده‌تر کند. یک محصول یا خدمات مبتنی بر یک استاندارد بین المللی می‌تواند در سراسر جهان سازگار شود؛ همین امر باعث می‌شود تا کاربران از سراسر دنیا بتوانند به محصولات شما دسترسی پیدا کنند. 

نرم افزار سیستم مدیریت کیفیت برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند سیستم مدیریت کیفیت خود را ساده و خودکار کنند، هزینه های مرتبط با کیفیت را کاهش دهند، کیفیت را بهبود بخشند و استانداردهای کیفیت را حفظ کنند. این موضوع می‌تواند توسط سازمان‌ها در هر اندازه، در همه صنایع و با رویکردهای مختلف مدیریت کیفیت مورد استفاده قرار گیرد. 
نرم افزار QMS کنترل کیفیت، تضمین کیفیت، امور نظارتی، توسعه محصول یا هر بخش دیگر به گونه‌ای کنترل می‌کند تا فرآیندهای کیفیت را به روشی ساختاریافته و سازگار مدیریت کند. اگرچه همه راه حل‌های مدیریت کیفیت به طور یکسان عمل نمی‌کنند اما برخی از ابزارها برای انواع خاصی از سازمان ها نسبت به سایرین مناسب‌تر است. 

 سیستم مدیریت کیفیت خودکار (QMS) به سازمان‌ها کمک می کند تا فعالیت‌های مدیریت کیفیت را در طول چرخه عمر محصول را در نظر بگیرد. این چرخه از طراحی تا ساخت و نظارت پس از فروش تمرکز دارد. در نهایت راه‌حل‌های QMS، گزارش‌دهی با کیفیت و قابلیت‌های تحلیلی را ارائه می‌کنند. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند KPIهای باکیفیت را ردیابی کنند، روندهای کیفیت را شناسایی کنند و در آخر تصمیم‌های مبتنی بر داده را برای بهبود کیفیت بگیرند. این سیستم به طور کلی روی موارد زیر نظارت دارد: 
•    کنترل اسناد
•    کنترل روی تغییرات به وجود آمده
•    کنترل طراحی
•    مدیریت تامین کننده
•    مدیریت آموزش
•    مدیریت عدم انطباق
•    مدیریت CAPA
•    مدیریت دادخواهی
•    مدیریت حسابرسی
•    مدیریت ریسک

قبل از اینکه بتوانید تصمیم بگیرید که آیا زمان مناسبی برای پیاده سازی نرم افزارهای QMS است یا خیر، ابتدا باید اسناد را برای سیستم مدیریت کیفیت خود برنامه ریزی و ایجاد کنید. هنگامی که محتوای QMS شما مرتب شد، می‌توانید به فکر استفاده از نرم‌افزارهای تامین و تضمین کیفیت بیفتید. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند تا عملکردهای تضمین کیفیت را ساده کنید و مدیریت کیفیت را بهبود بخشید. بدین صورت می‌توانید اصول تضمین کیفیت را به بهترین روش پیاده‌سازی نمایید.