مدیریت پروژه جزء کلیدی موفقیت پروژه‌های کسب‌وکار

مدیریت پروژه فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر تمامی جنبه‌های یک پروژه برای دستیابی به اهداف خاص در محدوده زمان، بودجه و منابع تعیین‌شده است. این شامل تعریف اهداف، تخصیص منابع، مدیریت ریسک‌ها، ارتباطات و ارزیابی عملکرد به‌منظور تحویل موفق پروژه می‌شود.

فهرست محتوا:

مدیریت پروژه (project management) چگونه انجام می‌شود
مدیریت پروژه چیست؟
شناخت ۵ مرحله مدیریت پروژه
نقش مدیر پروژه چیست؟
چگونه مدیر پروژه شویم؟
برنامه مدیریت پروژه چیست؟
برنامه مدیریت پروژه برای چه مواردی استفاده می‌شود؟
اجزای یک برنامه مدیریت پروژه چیست؟
کاربردهای مدیریت پروژه و طرح‌های پیشنهادی آن
 

مدیریت پروژه (project management) چگونه انجام می‌شود

آیا دوست دارید همه چیز را مرتب نگه دارید؟ آیا پاسخ‌های ایمیل خود را سریع می‌دهید؟ آیا در حفظ و  نگهداری کارمندان خود عالی هستید؟ اگر پاسخ شما به همه موارد بالا مثبت است، پتانسیل شغلی در مدیریت پروژه را دارید! نیازی به گفتن نیست که نقش‌های مدیریت پروژه بسیار چالش برانگیز هستند و انواع وظایف را برای آنها در نظر می‌گیرند. در حال حاضر حدود 89٪ سازمان‌ها حداقل یک دفتر برای مدیریت پروژه  و حدود 50٪ بیش از یک دفتر دارند. این نشان می‌دهد که مدیریت پروژه یک مهارت ارزشمند در سازمان‌ها محسوب می‌شود. 
بسیاری از متخصصان یک برنامه مدیریت کسب و کار را به عنوان یک نمودار گانت یا یک جدول زمانی تصور می‌کنند. همانطور که در این مقاله خواهید دید، برنامه مدیریت پروژه سندی است که نحوه اجرا، نظارت و کنترل یک پروژه را تعریف می‌کند و این بسیار بیشتر از یک نمودار زمان بندی شده است.
اگر می‌خواهید مدیر پروژه خوبی شوید، به مهارت‌ها، نگرش صحیح، تجربه مرتبط و مدارک و گواهینامه های مدیریت پروژه نیاز دارید. قبل از اینکه به مسیرهای شغلی احتمالی برای مدیریت پروژه بپردازیم، بیایید بررسی کنیم که اصول مدیریت پروژه چیست و چه کارایی دارد.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه یعنی مدیریت عملیات یک پروژه با تمامی ‌اجزای آن از ابتدا تا انتهای کار است. به عبارت دیگر این نقشی است که شما را ملزم می‌کند که هم افراد و فرآیندها و هم همه ارتباطات را در بین آن‌ها مدیریت کنید. با این حال هیچ تعریفی نمی‌تواند تعداد زیاد وظایف مدیر پروژه را تعریف کند. 
از پیگیری کار گرفته تا عیب یابی مسائل فنی، یک مدیر پروژه باید کارهای زیادی را پوشش دهد و این نشان از این دارد که چرا نقش‌های مدیریت پروژه در صنایع بسیار ارزشمند هستند. 

شناخت ۵ مرحله مدیریت پروژه

برنامه مدیریت پروژه یک فرآیند است و با وجود تفاوت‌های جزئی، این فرآیند را می‌توان به پنج مرحله کلی طبقه بندی کرد:
۱- شروع پروژه
یک پروژه هرگز به تنهایی شروع نمی‌شود. باید شروع شود و قبل از اینکه اتفاق بیفتد، جوانب مثبت و منفی پروژه باید به طور کامل تجزیه و تحلیل شود. در این مرحله ارتباط پروژه بررسی، بحث و تغییر داده می‌شود. 

۲- برنامه ریزی پروژه
پس از شروع یک پروژه، کار مربوطه باید برنامه‌ریزی شود. در مرحله برنامه‌ریزی، پروژه از نظر محدوده مورد مطالعه قرار گرفته و به فازهایی تقسیم می‌شود تا بتواند به هدف منتهی شود. در این مرحله کار توزیع می‌شود، سرعت گزارش‌دهی تعیین می‌شود، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای پروژه تنظیم می‌شوند. 
۳- اجرای پروژه
پس از نهایی شدن خلاصه طرح، پروژه شروع به کار می‌کند و این زمانی است که تخصیص منابع و کار اتفاق می‌افتد. در این مرحله انتظار می‌رود که تیم شروع به رسیدن به نقاط عطف دوره‌ای کند. 
۴- نظارت و کنترل پروژه
در حالی که پروژه در حال اجرا است، باید روی کیفیت کاری که در حال انجام است بررسی‌هایی انجام شود. بدین ترتیب فاز نظارت و کنترل همزمان با اجرای پروژه اجرا می‌شود. همچنین پروژه‌ها معمولاً چندین نفر را در بین تیم‌ها و ذینفعان خارجی نیز درگیر می‌کنند، بنابراین ارتباطات کلیدی برای اجرای درست پروژه است. این مرحله چنین کانال‌های ارتباطی را با ساختار گزارش‌دهی و جلسات در یک سیستمی مثل نرم افزارهای مدیریت پروژه ثبت و بررسی می‌کنند که به همه اجازه می‌دهد به‌روزرسانی‌های پروژه را در یک فضای جامع به اشتراک بگذارند. 
۵- بسته شدن پروژه
بسته شدن یک پروژه زمانی اتفاق می‌افتد که کاری که می‌خواهید انجام دهید انجام شود و هدف محقق شود. در مرحله پایانی، تحلیلی از موفقیت یا عدم موفقیت پروژه، تحقق اهداف و سودآوری سازمان برای انجام این پروژه وجود دارد. همچنین عملکرد افراد نیز در این مرحله تجزیه و تحلیل می‌شود که چگونه در راستای اهداف پیش رفته‌اند و این یکی از انواع مدیریت پروژه در مرحله پایانی است.

نقش مدیر پروژه چیست؟

سناریویی را تصور کنید که در آن اعضای تیم در یک پروژه همه قسمت‌های متحرک یک ماشین هستند که عملکردهای خاصی دارند. در این حالت مدیر پروژه اهرمی ‌است که تمام این قسمت‌های متحرک را هماهنگ می‌کند تا دستگاه بتواند به راحتی کار کند.
نقش یک مدیر پروژه منحصر به فرد است زیرا شما بیش از آنکه متوجه حضور آن شوید، نبود آن را متوجه خواهید شد. تشخیص اینکه آیا سیستم های مدیریت پروژه به درستی مدیریت می‌شود یا نه سخت نیست، اما اگر یک مدیر پروژه کار را به نحو احسن انجام دهد، همه اجزای سیستم به خوبی در حال کار هستند.
طبیعتاً مهارت‌های مورد نیاز برای اثربخشی یک مدیر پروژه، ترکیبی از مهارت‌های سخت و نرم است. اگر بخواهیم این نقش پیچیده مدیر پروژه را به اهداف کوچک‌تری تقسیم کنیم، در ادامه خواهیم داشت:
۱- تنظیم اهداف و نظارت بر آنها
تعیین هدف بخش مهمی ‌از مدیر پروژه بودن است زیرا به تیم جهت کار را می‌دهد. همچنین از یک مدیر پروژه انتظار می‌رود که آهنگ جلسات، گزارش‌دهی و عیب‌یابی را در تیم تنظیم کند. 
مهارت‌های مورد نیاز این مرحله: استراتژی و مدیریت زمان
۲- ارتباطات و گزارش
همچنین از مدیران پروژه انتظار می‌رود که ارتباطات درون تیم و بین تیم‌های مختلف که روی یک پروژه کار می‌کنند را تسهیل کنند. آنها اساساً به عنوان پلی بین افراد مختلف در تیم و مدیریت بالادستی عمل می‌کنند. 
مهارت‌های مورد نیاز: مدیریت افراد و ارتباط خوب
۳- کنترل هزینه و بودجه
همه پروژه‌ها دارای هزینه پیش بینی شده و بودجه اختصاص یافته هستند. این مسئولیت مدیران پروژه است که اطمینان حاصل کنند که هزینه پروژه بیش از حد بودجه نیست. در صورتی که به نظر می‌رسد هزینه پیش بینی شده غیر واقعی است، مدیر پروژه باید آن را به مدیریت بالادستی معرفی کند. 
مهارت‌های مورد نیاز: مدیریت مالی
۴- منابع و تخصیص وظایف
هیچ چیز در طول پیشرفت یک پروژه تمام عیار اجرایی نمی‌شود. ممکن است برای دستیابی به بهترین نتایج، منابع و وظایف به هم ریخته شوند. این بر عهده مدیران پروژه است که کار و منابع را به روشی بهینه برای دستیابی به اهداف تخصیص دهند.
مهارت‌های مورد نیاز: استراتژی و رهبری
۵- تیم سازی و استخدام (در صورت لزوم)
یک تیم بسیار بیشتر از گروهی از افراد است که با هم کار می‌کنند. حال و هوای درون یک تیم برای هر کسی بسیار مهم است که وقتی سر کار می‌آید بهترین نسخه خودش باشد. و این حالت از بالاترین مدیران تا پایین‌ترین جایگاه کارمندان باید ایجاد شود که بتواند حس وفاداری را القا کرده و به کارمندان انگیزه دهند که به جای مخالفت با یکدیگر، با هم کار کنند. همچنین مدیر پروژه ممکن است نیاز به استخدام منابع جدید یا جایگزینی منابع انسانی داشته باشد که سازمان را ترک کرده‌اند. برای این او نسبت به آنچه تیم نیاز دارد و اینکه کدام یک از افراد برای تیم مناسب است درک مناسبی دارد. 
مهارت‌های مورد نیاز: مدیریت و رهبری افراد 
۶- گزارش پیشرفت به ذینفعان
باید گفت فقط مدیریت موفقیت آمیز یک پروژه کافی نیست زیرا مدیران پروژه اغلب خود را مسئول گزارش‌دهی پیشرفت یا موفقیت‌ها و شکست‌های پروژه به همه ذینفعان در سازمان و حتی خارج از آن می‌دانند. 
مهارت‌های مورد نیاز: ارتباط و حضور اجرایی

چگونه مدیر پروژه شویم؟

مسیر تبدیل شدن به مدیر پروژه می‌تواند برای هر فردی منحصر به فرد باشد. با این حال دو مسیر عالی برای این کار وجود دارد و در خصوص جزئیات بیشتر آنها در ادامه بررسی‌هایی را خواهیم داشت:
۱- رشد در حین کار
راه سریع یادگیری در محل کار و رشد در شرکت‌ها برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه عالی لازم است. این مسیر از نظر میزان سال تجربه و همچنین اثبات خود به عنوان یک رهبر خوب در سازمان، به شدت به رشد فردی در حین کار متکی است.
۲- یادگیری مستمر
مسیر دوم، مسیر یادگیری حرفه‌ای است که به شما امکان می‌دهد مهارت‌هایی را که برای مدیر پروژه شدن نیاز دارید، کسب کنید. به عنوان یک مدیر یا رهبر هرگز نمی‌توانید یادگیری را متوقف کنید.

برنامه مدیریت پروژه چیست؟

طرح مدیریت پروژه یک سند رسمی ‌و تایید شده است که نحوه اجرا، نظارت و کنترل پروژه را تعریف می‌کند. ممکن است یک خلاصه یا یک سند مفصل باشد و ممکن است شامل خطوط پایه، برنامه‌های مدیریت فرعی و سایر اسناد برنامه‌ریزی شده باشد. این سند برای تعریف رویکردی که تیم پروژه برای ارائه دامنه مدیریت پروژه مورد نظر پروژه اتخاذ می‌کند، استفاده می‌شود.
همانطور که کار ادامه می‌یابد، عملکرد پروژه با خط پایه اندازه‌گیری عملکرد موجود در فرآیند مدیریت پروژه اندازه‌گیری می‌شود. خط مبنا دامنه کاری، خط مبنا برنامه‌ریزی و پایه هزینه‌ها در مجموع به عنوان پایه اندازه‌گیری عملکرد نامیده می‌شوند. اگر در حین انجام کار انحرافی از خط مبنا وجود داشته باشد، مدیر پروژه با انجام تنظیماتی برای اصلاح انحراف با آنها برخورد می‌کند. 
مدیران پروژه زمان قابل توجهی را صرف حصول اطمینان از دستیابی به خطوط پایه می‌کنند. علاوه بر برنامه ریزی مناسب، توانایی‌های مدیر پروژه نیز در کنترل کارآمد پروژه و اطمینان از به موقع بودن تحویل پروژه‌ها و تکمیل پروژه بر اساس طرح مدیریت پروژه است.

برنامه مدیریت پروژه برای چه مواردی استفاده می‌شود؟

هیچ میانبری برای درک کامل پروژه جز داشتن یک سند طرح پروژه که به خوبی نوشته شده و ساختار یافته باشد وجود ندارد. همه چیز از بازه‌های زمانی گرفته تا بودجه‌بندی، منابع گرفته تا محصولات قابل تحویل و موارد دیگر در یک طرح کامل پروژه ترسیم می‌شود و نقشه‌ای از مواردی که نیاز به تغییر دارد را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید از آن برای مدیریت و تجزیه و تحلیل پروژه خود استفاده کنید.

اجزای یک برنامه مدیریت پروژه چیست؟

طرح مدیریت پروژه مجموعه‌ای از طرح‌های پایه و فرعی است که شامل موارد زیر است:
•    خطوط مبنا برای محدوده، برنامه زمانی و هزینه‌ها
•    برنامه‌های مدیریت برای محدوده، برنامه، هزینه، کیفیت، منابع انسانی، ارتباطات، ریسک و تدارکات
•    طراحی مدیریت نیازمندی‌ها
•    برنامه مدیریت تغییر
•    طرح مدیریت پیکربندی
•    طرح بهبود فرآیند

کاربردهای مدیریت پروژه و طرح‌های پیشنهادی آن

برنامه‌ریزی بسیار زیادی برای هر پروژه موفقی وجود دارد. وقتی مدیر پروژه هستید، همیشه چیزهای زیادی برای یادآوری خواهید داشت. در نتیجه در طرح پروژه خود دقیقاً می‌دانید که در هر مرحله از پروژه روی چه چیزی تمرکز کنید، منابع و زمان را به کجا اختصاص داده و همچنین می‌دانید که در مواردی که کارها بیش از برنامه یا بودجه بیش از حد پیش می‌رود، مراقب چه مواردی باشید. 
برای اینکه بیشترین بهره را از یک پروژه ببرید، باید تلاش زیادی را برای ایجاد یک طرح پروژه درست انجام دهید که در طول عمر پروژه به خوبی دوام داشته باشد. در ادامه پنج دلیل برای ضروری بودن برنامه‌ریزی مدیریت پروژه آورده شده است:
۱- برنامه‌ریزی پروژه به عنوان یک نقطه شروع برای پروژه شما عمل می‌کند
طرح پروژه شما، بر اساس محدوده، چارچوب زمانی و بودجه مورد توافق، مطابق با منشور پروژه مجاز برای تدوین خواهد شد. وجود خطوط مبنای مشخص و مجاز توسط صاحب پروژه به شما این امکان را می‌دهد که پیشرفت واقعی پروژه خود را با نحوه دستیابی به آن مقایسه کنید.
این بسیار سودمند است زیرا به شما امکان می‌دهد به سرعت ارزیابی کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه در حال پیشرفت است یا خیر و اگر اینطور نیست، برای اصلاح وضعیت چه کاری باید انجام شود.
۲- پروژه بیشتر سازماندهی شده است
هنگامی‌که پروژه شما در یک طرح پروژه واضح نوشته شود، هیچ هشدار یا غافلگیری برای کنترل پروژه وجود ندارد. برای اطمینان از اینکه فضایی برای سوء تفاهم یا عدم ارتباط وجود ندارد، برنامه کامل پروژه شما تمام مهلت‌ها و موارد قابل تحویل را با جزئیات کامل مشخص می‌کند تا همه افراد درگیر دقیقاً از آنچه که انتظار می‌رود آگاه باشند.
۳- محدوده پروژه را با جزئیات مشخص می‌کند
یکی دیگر از مزایای داشتن طرح پروژه این است که از لغزیدن و عدول از محدوده جلوگیری می‌کند. هنگامی‌که سند طرح پروژه به وضوح انتظارات ذینفعان و همه موارد قابل تحویل توافق شده را تعریف می‌کند، تشخیص اینکه چه زمانی چیزی خارج از محدوده است، آسان است.
علاوه بر این، مقابله با این مسائل را برای کارمندان و مدیران ساده‌تر می‌کند. در نتیجه هرکسی می‌تواند به آنچه در ابتدا به آن متعهد بوده متقاعد شده و با توجه به یک قرارداد کتبی یا برگه برنامه ریزی پروژه، شکی در مورد آنچه در محدوده پروژه است یا نیست وجود ندارد.
۴- مدیریت پروژه کارآمدتر را فراهم می‌کند
تقسیم کار پروژه به بخش‌های قابل هضم مانند موارد قابل تحویل، اهداف یا وظایف، تشخیص منابع مورد نیاز برای انجام آن را بسیار ساده‌تر می‌کند که به وسیله ابزارهای مدیریت پروژه هم می‌توان هر یک از آنها را کنترل کرده و مدیریت کارآمدتری را ارائه کرد.
۵- اعتماد به نفس ایجاد می‌کند
حامیان پروژه، سهامداران و تیم پروژه (و اگر واقعاً احساس ناراحتی می‌کنید، حتی خودتان) ممکن است با دانستن اینکه به کجا می‌روید و چرا می‌روید، آرامش داشته باشند. هنگامی‌که شما یک سند طرح پروژه دارید، همه می‌توانند درک کنند که چگونه تخصص شما به عنوان مدیر پروژه، اهداف پروژه و سازمان را بدون ابهام پیش می‌برد.