طراحی ساختار سازمانی؛ اصول و مراحل.

مدیریت طراحی ساختار سازمانی فرآیند ایجاد و تنظیم بخش‌ها، نقش‌ها و سلسله‌مراتب در یک سازمان برای بهبود کارایی و دستیابی به اهداف است. این شامل تعیین وظایف، خطوط ارتباطی، و هماهنگی منابع برای بهینه‌سازی عملکرد و تسهیل تصمیم‌گیری است.

فهرست محتوا:

طراحی ساختار سازمانی
اهمیت طراحی ساختار سازمانی
طراحی ساختار سازمانی یا برداشتن یک گام استراتژیک
بهترین ساختار سازمانی چه ویژگی‌هایی دارد؟
6 عنصر کلیدی یک ساختار سازمانی مناسب
انواع ساختار سازمانی
نحوه طراحی ساختار سازمانی
مراحل طراحی ساختار سازمانی

 

در سازمان‌ها و شرکت‌ها، پیش می‌آید که چند نفر یا تعداد زیادی از افراد همیشه شاکی باشند که اینجا هیچکس کارش را درست انجام نمی‌دهد، من از چند نفر باید دستور بگیرم و به چند نفر باید پاسخگو باشم؟ این شرایط برای من خسته‌کننده شده است و احساس می‌کنم در این سیستم دچار فرسودگی شده‌ام. 
شاید وقتی در حرف‌های این افراد عمیق‌تر شوید، زبان حال افراد و کارمندان زیادی باشد که انگیزه‌ها، اشتیاق و عملکرد درست شغلی آن‌ها قربانی ناهماهنگی‌ها و نبود ساختار شده است. طراحی ساختار سازمانی یکی از آن تصمیمات استراتژیکی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند اتخاذ کنند و قدم در راه پیاده‌سازی آن بردارند تا بتوانند با ایجاد نظم، منافعی را ایجاد کنند که همه از آن بهره‌مند شوند.
 افرادی که کار طراحی ساختار سازمانی انجام می‌دهند، این کار را همانند سفری جذاب اما سخت می‌شناسند که سازمان‌ها علی‌رغم ریسک‌هایی که این کار می‌تواند داشته باشد، باز ترجیح می‌دهند ساختار سازمانی را طراحی کنند.
 

طراحی ساختار سازمانی

نموداری مصور را تصور کنید که به شکلی طراحی شده است که با دیدن آن دقیقا متوجه خواهید شد کارکنان یک سازمان چه کارهایی باید انجام دهند، به چه کسانی بایستی گزارش دهند و تصمیم‌گیری‌ها در کل شرکت یا سازمان به چه شکل اتفاق خواهد افتاد؛ به این نمودار، ساختار سازمانی (Organizational Structure) گفته می‌شود.
ساختار سازمانی همانند نقشه شرکت شماست که نشان می‌دهد کارها در شرکت شما به چه نحوی انجام می‌شود و نقش‌های سازمانی چگونه ساماندهی می‌شود؟ ساختار سازمانی به سازمان شما معنا و هویت می‌بخشد و مطمئنا همه مدیرانی که به دنبال آن هستند که کشتی کسب‌وکارشان را به سر منزل مقصود برسانند به ساختار سازمانی و پیاده‌سازی آن فکر می‌کنند.

 

اهمیت طراحی ساختار سازمانی

تمامی افراد علاقه‌مند به پیاده‌سازی ساختار سازمانی در سازمانشان به دنبال پاسخ این سوال هستند که ساختار سازمانی چه کمکی به ما می‌کند؟
ساختار سازمانی بیانگر ارتباطات رسمی و حتی غیررسمی کارکنان یک سازمان است. شاید ارتباطات رسمی توجیهی داشته باشد؛ اما خوب است بدانید ساختار سازمانی، شکل غیررسمی سازمان را هم تعیین خواهد کرد چون روی رفتار کارکنان و ارتباطات آن‌ها تاثیرگذار خواهد بود. وجود ساختار سازمانی، سازمان را به ابزاری مجهز می‌کند که بتواند پیش‌بینی‌های لازم را در مواجهه با محیط بیرون سازمان و فرصت‌ها و تهدیدهایی که دارد، داشته باشد.

 

طراحی ساختار سازمانی یا برداشتن یک گام استراتژیک

همان‌طورکه گفته شد طراحی ساختار سازمانی تعیین خواهد کرد چگونه با فرصت‌ها و تهدیدهای بیرونی مواجه شوید و برای همین است که تا حد زیادی با استراتژی سازمانی عجین است و بدون درنظرگرفتن استراتژی‌های سازمانی و هماهنگی با آن‌ها نمی‌توان یک ساختار سازمانی را طراحی کرد و به پیاده‌سازی موفق آن مطمئن بود. 
با توجه به آنچه گفته شد، شاید بسیاری از سازمان‌ها صرفا کار طراحی ساختار سازمانی را به مدیریت منابع انسانی شرکت یا سازمان محدود کنند، اما سازمان‌های موفق می‌دانند که بدون درنظرگرفتن استراتژی، نمی‌توانند اقدامات موثری انجام دهند و نباید طراحی ساختار سازمانی را به جنبه‌های منابع انسانی محدود کنند. برای همین است که تناسب لازم را بین استراتژی و ساختار سازمان برای طراحی و بازطراحی ساختار سازمانی در نظر می‌گیرند.

 

بهترین ساختار سازمانی چه ویژگی‌هایی دارد؟

اینکه بگوییم یک ساختار سازمانی بهترین نوع ساختاری است که می‌تواند باشد، عوامل زیادی در آن دخیل هستند که عبارت‌اند از:
•    حوزه فعالیت سازمان
•    نوع کسب‌‌و‌کار سازمان
•    اندازه سازمان
•    تعداد کارکنان
•    پراکندگی جغرافیایی کارکنان
•    امکانات سازمان
هیچوقت نمی‌توانیم بگوییم بهترین ساختار سازمانی که در همه سازمان‌ها قابل پیاده‌سازی باشد، وجود دارد بلکه انواع مختلف ساختار سازمانی وجود دارد که هر کدام بر اساس شرایط، فرهنگ و استراتژی‌های سازمانی و با توجه به موضوعاتی که بیان شد، تعیین می‎شود. شما بایستی بتوانید با شناخت انواع ساختار سازمانی، آن ساختاری را انتخاب کنید که بیشترین همخوانی را با سازمان شما دارد.

 

6 عنصر کلیدی یک ساختار سازمانی مناسب

ساختار سازمانی مناسب دارای 6 عنصر کلیدی است که عبارت‌اند از:
•    تخصص کاری و طبقه‌بندی مشاغل بر اساس نوع وظایف و درجه شغل؛
•    گروه‌بندی مشاغل به بخش‌های مختلف؛
•    زنجیره فرماندهی و اینکه افراد باید نسبت به چه کسانی پاسخگو باشند و به آن‌ها گزارش دهند؛
•    محدوده کنترل و تعداد افرادی که یک مدیر آن‌ها را مدیریت می‌کند؛
•    تمرکز و عدم تمرکز بر این اساس که تصمیم‌گیرندگان نهایی چه کسانی هستند؛
•    رسمی‌سازی به این معنا که نظارت قوانین و مقررات بر میزان عملکرد مدیران و کارمندان، چگونه است.
این 6 عنصر کلیدی تا حد زیادی تعیین‌کننده ساختار سازمانی خواهد بود. در ادامه با انواع ساختار سازمانی آشنا خواهید شد.

 

انواع ساختار سازمانی

•    ساختار خطی
همان‌طورکه از اسمش پیداست در ساختار خطی، رابطه سلسله‌مراتبی وجود دارد که جایگاه‌ها و وظایف هر سطح با سطوح بالاتر و پایین‌تر ارتباط دارد. وحدت فرماندهی در این ساختار حرفی برای گفتن دارد؛ در این ساختار افراد در هر سطحی مستقل از افراد دیگر در همان سطح هستند و بایستی پاسخگوی مدیر ارشد خود باشند.
در یک ساختار خطی، اختیارات و مسئولیت‌ها به صورت شفاف، مشخص شده است و قابل رسیدگی هستند. در چنین ساختار سازمانی افراد برای برقراری ارتباط نباید زمان زیادی صبر کنند و سادگی و سرعت از ویژگی‌های این ساختار است. 
شاید در برخی سازمان‌ها چنین ساختاری به ذهن افراد این موضوع را متبادر کند که اینجا همه چیز بر مبنای روابط رئیس و مرئوسی طراحی شده است اما در همین ساختار خطی اگر رفتار دوستانه وجود داشته باشد، می‌توان روابط نزدیکی را طراحی کرد که رئیس، کارکنان را مانند اعضای خانواده خود در نظر بگیرد.

•    ساختار صف و ستاد
این ساختار مخصوص شرکت‌های بزرگ‌تر است. زمانی‌که شرکت یا سازمانی طراحی ساختار را مبتنی بر صف و ستاد طراحی می‌کند، تخصص‌های وظیفه‌ای را به ساختار خطی اضافه کرده است و آن‌ها می‌توانند مشورت‌ها و توصیه‌هایی به کارمندان داشته باشند اما اختیار فرماندهی به مدیران آن سطح را ندارند. 
سازمان‌هایی که از این ساختار استفاده می‌کنند شکایت دارند که سردرگمی‌ها و تعارضاتی بین صف و ستاد وجود دارد و از دیگر معایب این ساختار، هزینه‌ بالایی است که آن‌ها مجبورند برای استخدام افراد متخصص بپردازند. گاهی هم این مشکل وجود دارد که گاهی کارمندان متخصص پایشان را فراتر می‌گذارند و اختیارات و مسئولیت‌های مدیران، نادیده گرفته می‌شود.

 
•    ساختار وظیفه‌ای
برای اینکه دقیقا متوجه شوید ساختار وظیفه‌ای چیست، مدیری را در نظر بگیرید که می‌تواند غیر از زیرمجموعه خود از دیگران کارمندان بخواهد کاری انجام دهند؛ مانند مدیری که در بخش کنترل کیفیت حضور دارد. در این ساختار برای هر وظیفه، یک سلسه مراتب جداگانه در نظر گرفته شده است. حُسن این ساختار، افزایش بهره‌وری عملیاتی و بهبود کیفیت محصولات است؛ زیرا فرآیندها تحت نظر متخصص، اجرایی می‌شود. 
از عیب‌های این ساختار می‌توان به این موضوع اشاره کرد که به جای مهارت‌های اصلی مدیریت، تخصص‌های فرعی و محدود وجود دارد. در این ساختار واحدهای وظیفه‌ای، متمرکز بر محدوده فعالیت‌های خود هستند و پاسخگویی کمتری در قبال وظایف کلی سازمان دارند.

•    ساختار بخشی
بر اساس این ساختار هر بخش از سازمان مانند سازمانی جداگانه است که تحت حمایت سازمانی بزرگ‌تر به فعالیت خود ادامه می‌دهد. تصمیمات غیرمتمرکز و هدایت جداگانه فعالیت‌‌ها در هر بخش از سازمان، وجود دارد. با توجه به استقلالی که برای مدیران وجود دارد، آن‌ها حس رضایتی را تجربه می‌کنند که بهبود بهره‌وری و اثربخشی را به دنبال دارد. بخش‌بندی‌هایی که در طراحی ساختار بخشی صورت می‌گیرد می‌تواند براساس محصول، مشتریان، منطقه و زمان باشد.

•    ساختار پروژه‌ ای
زمانی‌‌که پای پروژه‌ های خاص در میان است، ساختار پروژه‌ای طراحی می‌‌شود و با دستیابی سازمان به اهدافش، ساختار منحل می‌شود.  این ساختار برای مواقعی مفید است که شما پروژه‌ ای موقتی با اهداف از‌پیش‌تعیین‌شده دارید. یادتان باشد ساختار پروژه‌ای زمانی تعریف می‌شود که پروژه منحصربه‌فرد است و جزء پروژه‌های روتین سازمان نیست. با پایان یافتن پروژه هر یک از بخش‌های مربوطه به جایگاه و وظایف پیشین خود برمی‌گردند.

 

نحوه طراحی ساختار سازمانی

تا اینجا متوجه شدید که با توجه به موجودیت منحصر‌به‌فرد هر سازمان و استراتژی های سازمانی، ساختار سازمانی مجزایی خاص همان سازمان طراحی می‌شود. ساختار سازمانی تعیین‌کننده سطح تعارض، چالش‌ها، پیچیدگی‌ها، رسمیت و میزان روابط غیررسمی است و این ساختار به مدیر یک کسب و کار این پاسخ را می‌دهد که کدام نیروی کار با چه ویژگی و مهارتی در کدام بخش فعالیت کند تا راهبری افراد به درستی صورت گیرد.
طراحی ساختار سازمانی روال مرسوم و روتینی نیست که مستنداتی بر روی کاغذ نوشته شود و همه چیز تمام شود؛ بلکه نیاز است با شناخت از تمامی ابعاد کسب و کار، ساختار سازمانی طراحی گردد. برای همین اولین‌گام طراحی ساختار سازمانی، شناخت است؛ سپس مراحل تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی به دنبال آن می‌آید.

 

مراحل طراحی ساختار سازمانی

در این بخش درباره چهار مرحله شناخت، تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی ساختار سازمانی، خواهید خواند.
مرحله 1: شناخت
اولین مرحله طراحی ساختار سازمانی، شناخت است. در مرحله شناخت، تکلیف خیلی موضوعات بایستی روشن شود. نیروی انسانی که قرار است در این ساختار کار کند، مشتری یا مراجعی که خدمت‌گیرنده از این ساختار است، مدیرانی که قرار است این ساختار را راهبری کنند و شرکا، تامین‌کنندگان و توزیع‌کنندگان و... که با این ساختار همکاری دارند. 

مرحله 2: تحلیل
مرحله تحلیل را انجام می‌دهیم تا دقیقا عمق رودخانه را اندازه بگیریم تا هنگام شیرجه‌زدن، سرمان به سنگ‌های کف رودخانه برخورد نکند. مرحله تحلیل کمک می‌کند تا شرایط خاص سازمان را بشناسیم و بتوانیم مبتنی بر آن، ساختار را طراحی کنیم.
 
 مرحله 3: طراحی
در مرحله طراحی، نوبت آن است که دانسته‌ها را در کنار نتایجی که از تحلیل گرفته‌ایم قرار دهیم. باید بتوانیم با تلفیق دانش و شرایط خاص و منحصربه‌فرد سازمان، رویکردی خلاقانه را به کار گیریم تا الگوی خاص ساختار سازمانی را طراحی کنیم.
 
 مرحله 4: پیاده‌سازی
تمام مراحل قبلی انجام شد تا صرفا همه چیز به ترسیم روی کاغذ ختم نشود بلکه وارد مرحله پیاده‌ سازی و عمل شود. در ابتدای پیاده سازی ساختار سازمانی ممکن است مقاومت‌هایی وجود داشته باشد و هیچکس باور نکند که این کار انجام‌شدنی است. اما ساختار سازمانی بایستی وارد فاز عملیاتی شود. در عمل است که اشکالات آن آشکار می‌شود. سازمان چابک که در بازار حرفی برای گفتن دارد به خوبی می‌داند کی و کجا سناریوی جدیدی را در پیش گیرد که ساختار سازمانی که اثربخشی لازم را نداشته است بازطراحی شود.
 اکنون که با  چهار مرحله طراحی ساختار سازمانی آشنا شدید، یادتان باشد هر کدام از این مراحل دربردارنده اقدامات و فعالیت‌هایی است که انجام آن ابزارهای خاص خود را نیاز دارد. برای همین از مراحل چشم‌پوشی نکنید تا بتوانید بهترین ساختار سازمانی را طراحی کنید.
 

نتیجه‌گیری

در این مقاله درباره این موضوع با شما سخن گفتیم که طراحی ساختار سازمانی به چه معناست و چگونه انجام می‌شود؟ مهم‌ترین موضوعی که در این مقاله درباره آن صحبت شد این بود که ساختار سازمانی را به عنوان فعالیتی تشریفاتی در سازمانتان تلقی نکنید بلکه به فکر باشید تا به درستی آن را طراحی و پیاده‌سازی کنید و چهار مرحله‌ای که شرح داده شد را به درستی طی کنید.
همچنین صحبت شد که هیچگاه نمی‌توانیم به صورت مطلق بهترین ساختار سازمانی را تعیین کنیم؛ بلکه استراتژی‌های سازمانی و موارد زیادی هستند که در طراحی ساختار سازمانی تاثیرگذارند و هر سازمان بنابر اقتضائات خاص خود می‌تواند بهترین ساختار سازمانی را طراحی کند.