ساختار سازمانی فروش باید چگونه باشد؟

در حوزه بازاریابی و فروش به مفاهیم و موضوعاتی دسترسی پیدا می‌کنیم که برای ماندگاری و بقای کسب‌ و کارها ضرورت داشته و به سودآوری بیشتر و کسب درآمد بالاتر کمک می‌کند. طراحی سیستم فروش و یا ساختار سازمانی فروش یکی از این مفاهیم است. در حقیقت با طراحی ساختار سازمانی فروش امکان دستیابی به درآمد بسیار بیشتری برای کسب‌ و کارها وجود خواهد داشت. در این مقاله قصد داریم به ارائه مطالبی در زمینه این‌که ساختار سازمانی فروش باید چگونه باشد، بپردازیم. اما پیش‌ از آن لازم است بدانید که سازمان فروش چیست.

سازمان فروش را می‌توان یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در کسب‌ و کارهای امروزی به شمار آورد. این سازمان در حقیقت همان محلی است که در آن مجموعه وظایف و نقش‌های اعضاء به‌ دقت برنامه‌ریزی و طراحی شده تا بتوان به بهترین شکل و شیوه ممکن محصولات و خدمات را در اختیار متقاضیان قرار داد. 
به‌ طور کلی می‌توان گفت هدف از طراحی سازمان فروش این است که بتوانند با یک نظم و برنامه‌ریزی دقیق و سپس کنترل و نظارت بر اجرای اقدامات، اعضای مجموعه را به سمت هدف اصلی سوق دهند. هدف اصلی نیز بازاریابی بهتر برای محصولات و خدمات و یا فروش هرچه بیشتر است. 
هرچه سازمان فروش بزرگ‌تر بوده و یا تجارب بیشتری داشته باشد قادر به وارد کردن جریان درآمدی بالاتری به کسب‌ و کار خواهد بود. انجام فعالیت‌هایی از قبیل استخدام کارشناس فروش، آموزش کارکنان، نظارت بر عملکرد مجموعه، برطرف ساختن مشکلات، ارزشیابی و اختصاص رتبه به بازاریاب‌ها و… بخشی از فعالیت‌های این سازمان است. 
سازمان مؤثر فروش سعی دارد به توزیع بهتر محصولات و خدمات پرداخته و سپس به بررسی بازخوردها اقدام کند تا سهم بیشتری از درآمد را نصیب خود سازد.

یک تیم فروش می‌تواند با توجه به اندازه‌ سازمان، نیازها و موقعیت‌های فروش خود، ساختار خاصی را برای فروش در نظر بگیرد. برخی از ساختارهای فروش از دیگران، متداول‌تر و رایج‌ترند. از جمله این روش‌ها می‌توان به مدل خط مونتاژ، روش غلاف و مدل جزیره اشاره کرد که هرکدام ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارند.
در ادامه به شرح مختصر این مدل‌ها خواهیم پرداخت تا شما بتوانید از میان آن‌ها ساختار فروش مناسب برای سازمان خود را انتخاب کنید.

1. مدل خط مونتاژ

در حال حاضر استفاده از این مدل در میان کسب‌ و کارهای کوچک و متوسط رواج قابل‌ توجهی پیدا کرده‌ است. مطابق با این روش هرکدام از اعضای سازمان باید وظیفه خاصی را بر عهده بگیرند تا بتوانند عملیات فروش را با استفاده از یک مسیر خط مونتاژ و قابل‌ پیش‌بینی به سرانجام برسانند. در حقیقت در این مدل طراحان و توسعه‌دهندگان کسب‌ و کار سرنخ‌ها را ایجاد نموده و سپس آن‌ها را به مدیران حساب تحویل می‌دهند. پس‌ از این‌که فروش انجام شد نیز مجریان حساب، حساب‌ها را به مدیران تحویل خواهند داد.

سعی آن‌ها این است که روابط با مشتریان حفظ شده و رونق پیدا کند تا مشتریانی بلندمدت و وفادار ایجاد شوند. یکی از مهم‌ترین مزایای این نوع از ساختار سازمانی ایجاد یک تیم و یا تیم‌ سازی فروش است. 
مدیریت فروش بهینه و یا ساده‌سازی مدیریت یکی دیگر از مزایای این ساختار بوده و مزیت دیگر آن‌ هم، بهینه‌سازی مهندسی فروش از طریق تعیین انتظارات دقیق و کاملاً روشن است. این مدل می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمانی کمک کند. چراکه هر کدام از افراد حاضر در تیم، مهارت‌های خاصی داشته و بر آن تمرکز نموده‌اند. پس هر کدام در حوزه تخصصی خود بسیار کارآمد و مؤثر عمل خواهند کرد.

2. مدل غلاف

شما می‌توانید در فرآیند تدوین برنامه و ساختار فروش سازمان خود از مدل غلاف استفاده کنید. این ساختار در بیشتر مواقع توسط کسب‌ و کارهای بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد. مطابق با ساختار غلاف، اعضای تیم به هدایت سرنخ‌ها اقدام نموده و سپس به عرضه محصولات و خدمات دست می‌زنند. امضای قراردادها و حفظ روابط با مشتریان از دیگر وظایف تیم فروش است. اما این اعضا به شکل یک تیم، عمل نمی‌کنند. بلکه عملکرد آن‌ها در غلاف‌ها و یا واحدهایی بسیار کوچک‌تر صورت می‌پذیرد تا بتوانند بخش خاصی از مشتریان را هدف اصلی خود قرار دهند. اگر تمایل دارید با استفاده از این مدل به سود مورد نظر خود دست یابید نباید اهمیت کار گروهی را نادیده بگیرید. پس باید اعضایی را در تیم خود جای دهید که بتوانند با دیگر اعضا روابط مناسبی برقرار سازند. 

ساختارهای غلاف را می‌توان به چند شکل سازمان‌دهی کرد. از جمله این اشکال می‌توان به قلمرو اشاره کرد. یعنی در برخی از غلاف‌ها با در نظر گرفتن موقعیت جغرافیایی و یا قلمرو، عملیات تجزیه صورت می‌گیرد. ساختار قلمرو باعث می‌شود تا تیم‌های فروش بتوانند نحوه کسب‌ و کار در یک محیط خاص را آموزش ببینند و قادر به برقراری ارتباطی مؤثر با مشاغل محلی باشند.برخی از صاحبان مشاغل نیز ساختار عمودی غلاف را در نظر می‌گیرند. در بیشتر موارد کسب‌ و کارهایی این ساختار را انتخاب می‌کنند که فعالیت اصلی آن‌ها فروش محصولاتی است که برای چند صنعت و یا به شکل عمودی دارای کاربرد هستند تا از این طریق بتوانند آن صنایع را بازتاب دهند. مثلاً ممکن است شما یک سازمان و یا شرکتی باشید که کسب‌ و کارتان فروش یک نرم‌افزار به یک بیمارستان و یا شرکت داروسازی است. شما می‌توانید از مدل غلاف عمودی برای طراحی و تدوین ساختار فروش بهره‌مند گردید. ساختار محصول یکی دیگر از سازماندهی‌هایی است که می‌توانید در مدل غلاف انتخاب کنید. این ساختار برای مشاغلی مؤثر و مفید است که قادر به فروش چند محصولند. چراکه ساختار غلاف سعی دارد به یک محصول خاص و منفرد تمرکز کند. 
مدل غلاف مزایای فراوانی برای کسب‌ و کارها دارد. استفاده از این مدل، امکانات ساختاری متنوعی را در اختیار صاحبان مشاغل قرار می‌دهد تا بتوانند نیازهای خاص مجموعه خود را برطرف سازند. کمک به برجسته‌سازی تخصص‌ها و مهارت‌های اعضای تیم و تشویق به کارگروهی و تیمی از دیگر مزایای این مدل سازمانی برای فروش و کسب درآمد بیشتر است. برخورداری از چندین غلاف در یک مجموعه کاری، امکان رقابت میان تیم‌های مختلف را افزایش می‌دهد. رقابت سالم و بالاتر نیز کمک می‌کند تا سازمان شما به نتایج مطلوب‌تری دست یابد.

3. مدل جزیره

یکی دیگر از انواع ساختار فروش سازمانی، مدل جزیره است. طبق این مدل یک مدیر فروش به رهبری تیم و نمایندگان فروش دست می‌زند. هر کدام از این نمایندگان در واقع در حکم یک جزیره هستند. چراکه هر یک به‌ نحوی مستقل عمل کرده و قادرند مراحل فروش را به‌ تنهایی انجام دهند. هر کدام از این جزیره‌ها قادر به ایجاد سرنخ، ارائه نسخه نمایشی به مشتریان احتمالی، انعقاد قرارداد و… خواهند بود. اگر صاحب کسب‌ و کاری هستید که در آن استقلال و یا رقابت زیادی در جریان است می‌توانید از این ساختار استفاده کنید. از جمله مزایای این مدل می‌توان به ساده‌سازی فرآیند ارزیابی عملکرد اشاره کرد. چراکه تمامی اعضا از نقش یکسانی برخوردار شده‌اند. پس مدیر می‌تواند به‌ راحتی به این تشخیص برسد که کدام یک از اعضا عملکرد صحیحی ندارند. تشویق به رقابت، دیگر مزیت این ساختار است. با استفاده از این مدل می‌توانید یک فروشنده بسیار خوب ایجاد کنید.

4. چارت فروش مویرگی

یکی دیگر از مفاهیم سازمان فروش، چارت فروش مویرگی است. این چارت در واقع نموداری است که می‌تواند ساختار کلی و سازمانی شرکت‌های پخش و توزیع مویرگی را به‌ صورت کامل به نمایش در آورد. این نمودار قادر است به‌ صورت کاملاً بصری، ساختار شرکت را به‌ همراه جزئیات نقش‌ها وظائف، مسئولیت‌ها و روابط میان اعضا و… به تصویر بکشد. چارت فروش مویرگی برای متخصصین و یا تحلیلگران اهمیت بسیار بالایی داشته و می‌تواند به‌ عنوان یک نقشه راه بسیار دقیق و راهنمای کارآمد مسیر، مورد استفاده قرار بگیرد تا مشاوران و متخصصین بتوانند به برنامه‌ریزی صحیح و دقیقی برای تأمین نیروهای انسانی دست زده و نواقص و کمبودهای مجموعه خود را برطرف سازند. با استفاده از چارت فروش مویرگی تحلیلگران قادر به تحلیل کامل رفتار مدیران و افراد کلیدی و مؤثر نیز خواهند بود. نمودارها و چارت‌های فروش مویرگی به‌ طور کلی شامل شاخ و برگ‌هایی هستند که یک سازمان و عناصر و اجزاء آن را در برگرفته است. هرکدام از این چارت‌ها را می‌توان به‌ صورت کاملاً اختصاصی برای مجموعه‌ها و یا بخش‌های کوچک‌تر نیز طراحی کرد. چارت فروش مویرگی از ۳ بخش اصلی به‌ وجود آمده است. بخش اول به رابط تولیدکنندگان مربوط بوده و بخش دوم آن به انبارداری و دفترداری اختصاص پیدا کرده‌ است. بخش سوم این چارت نیز نیروهای تأمین کننده لجستیک و یا پخش مویرگی را شامل می‌شود.

در آخرین بخش از نوشتار و ساختار سازمانی فروش بهتر است با نقش واحد بازاریابی و فروش در سازمان هم آشنا شوید. لازم است بدانید که واحد بازاریابی و فروش در یک سازمان نقش‌های متنوعی را بر عهده دارد. یکی از مهم‌ترین این وظایف، تدوین استراتژی بازاریابی است تا مطابق با آن، شما هدف اصلی شرکت خود را دانسته و به بازنگری، شخصیت‌پردازی مشتریان، تولید محتوا، تجزیه‌ و تحلیل رقبا، بودجه‌ریزی و… بپردازید. نقش دیگر واحد بازاریابی در یک سازمان، مدیریت نام و عنوان تجاری و یا برند است. استخدام متخصصان گرافیک، رنگ‌های سازمانی، طراحی لوگو، طراحی قالب و… در این حوزه جای می‌گیرد. واحد بازاریابی و فروش در یک‌ سازمان وظیفه دارد کمپین‌هایی پیوسته و موقت نیز تدارک ببیند و از طریق آن به رونمایی از محصولات، تبلیغ یک رویداد و… اقدام کند. دیگر نقش واحد بازاریابی و فروش در سازمان تولید محتوا بوده که به‌ منظور ایجاد کمپین‌ها، پروژه‌ها و… انجام می‌گیرد.