تدوین شرح وظایف سازمانی چگونه میتواند به کسب و کار ما کمک کند؟

شرح وظایف سازمانی سندی است که نقش‌ها، مسئولیت‌ها و انتظارات شغلی هر موقعیت در سازمان را به‌وضوح تعریف می‌کند. این شامل وظایف اصلی، مهارت‌های مورد نیاز، روابط کاری، و معیارهای ارزیابی عملکرد است که به بهبود کارایی و هماهنگی در سازمان کمک می‌کند.

فهرست محتوا:

اهمیت تدوین شرح وظایف سازمانی
نحوه تدوین شرح وظایف سازمانی
موارد و مراحل تدوین شرح وظایف سازمانی
بایدها و نبایدهای نوشتن شرح وظایف سازمان
سوالات متداول در مورد شرح وظایف سازمانی

شرح وظایف سازمانی یک سند برای مدیریت منابع انسانی است که شامل تمام فعالیت‌ها و وظایف یک کارمند برای یک ایستگاه کاری را معین می‌کند. این سند ماموریت‌ها و مهارت‌های مربوط به هر شغل و همچنین تمام اطلاعات مفید برای کاربردهای مختلف را رسمیت داده و به مدیریت کسب و کار کمک ویژه‌ای می‌کند. همچنین به عنوان "شرح شغل" نامیده می‌شود.

 
اهمیت تدوین شرح وظایف سازمانی 

شرح وظایف یکی از ستون‌های کسب و کار و مدیریت منابع انسانی به حساب می‌آید که کاربردهای مختلفی از جمله موارد زیر دارد:
•    ماموریت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز هنگام ایجاد موقعیت را رسمی‌ می‌کند.
•    ساختار شرکت را با دانش دقیق از هر موقعیت سازماندهی می‌کند.
•    یک معیار سازمانی با شرکت‌های موفق انجام می‌دهد.
•    ایجاد معیاری از مهارت‌های هدف به دست می‌آید. این معیار ورودی برنامه آموزشی برای تصمیم‌گیری در مورد مهارت‌هایی است که از طریق اقدامات آموزشی و به طور گسترده‌تر به عنوان بخشی از رویکرد مدیریت آینده نگر مشاغل و مهارت‌ها است.
•    مشخصات کاندیداها را برای فرآیند استخدام تعریف می‌کنید. بنابراین زمانی که یک موقعیت شغلی خالی است، می‌توان به سرعت مشخصات نامزد ایده‌آل را به منظور جذب تهیه کرد.
•    مشاغل و مسیرهای شغلی را مدیریت می‌کند.
•    سیاست پاداش را با توجه به ویژگی‌های هر موقعیت و مطابق با خط مشی منابع انسانی مدیریت می‌کنید.
•    به عنوان پشتیبان بحث در طول یک مصاحبه حرفه‌ای است.
•    ابلاغ شرح وظایف به همه افراد سازمان اجازه می‌دهد تا موقعیت خود و همچنین معنای داده شده به ماموریت‌های خود را یکجا ببینند و این نکته مهمی است ‌که به کیفیت کار کمک می‌کند. این سند همچنین حوزه‌های مسئولیت و میزان استقلال آن را مشخص می‌کند. 

نحوه تدوین شرح وظایف سازمانی

توصیه می‌شود در مورد موقعیت موجود یا برنامه ریزی شده برای ایجاد، فهرستی از مأموریت‌ها، فعالیت‌ها و وظایف انجام شود. این تحلیل شغلی را می‌توان با استفاده از یک یا چند مصاحبه یا مشاهده میدانی انجام داد. مدیر منابع انسانی به طور کلی موظف است این کار را همراه با یک مدیر عملیاتی و همچنین متصدیان یا کسانی که وظایف مشابهی دارند هدایت کند.
مدیر مربوطه با تمام مراحل فرآیند از جمله موارد زیر ارتباط نزدیک دارد:
•    مشاهده، جمع آوری و استفاده از اطلاعات
•    تهیه پیش نویس
•    اعتبار سنجی هر فرد
کارکنان درگیر دیدگاه‌های خود را  از وظایف انجام شده و تصمیمات اتخاذ شده به صورت روزانه به او ارائه می‌کنند و در نتیجه تجربیات آنها به مرحله تجزیه و تحلیل شغل وارد می‌شود. برای به دست آوردن یک سند مؤثر، روش های نگارش شرح وظایف و مسئولیت ها در سازمان مهم است و باید موارد زیر را در آنها رعایت کرد:
•    از افعال عمل برای توصیف مهارت‌ها، فعالیت‌ها و وظایف استفاده شود.
•    با محدود کردن خود به اطلاعات جمع آوری شده در طول تجزیه و تحلیل، عینی باقی بماند.
•    تعادل مناسب بین کامل بودن و سادگی را پیدا کنید.

موارد و مراحل تدوین شرح وظایف سازمانی

موقعیت در سازمان و مسئولیت‌های مدیریتی : بخشی که وظیفه به آن وابسته است و موقعیت سلسله مراتبی را مشخص می‌کند که هدف از تدوین شرح وظایف این مورد است.
•    ماموریت‌های اصلی: موقعیت‌های کاری و دلیل وجودی آن را توصیف می‌کنند.
•    فعالیت‌ها و وظایف: چه چیزی به طور مشخص و با جزئیات توسط کارمند برای انجام ماموریت‌ها انجام می‌شود. برخی از شرح وظایف درصد زمان اختصاص داده شده به هر فعالیت را هم ارزیابی می‌کنند (اما مراقب باشید عملیاتی باقی بماند). معمول است که فعالیت‌ها و وظایف را به ترتیب اهمیت مرتب کنید تا مهم ترین آنها مشخص شود.
•    ابزارها و امتیازات: این موارد کارمند را برای درک میزان مانور و استقلال توجیه می‌کند. به عنوان مثال، برای یک فروشنده، پورسانت به ازای هر فروش است.
•    روابط داخلی و خارجی: پیوند با سایر بخش‌ها و با ذینفعان خارجی را مشخص می‌کند.
•    شرایط و محل کار: خصوصیات مربوط به موقعیت (محیط، زمان کار، تحرک و ...) و مکان (آژانس، فروشگاه، کارخانه و ...) را مشخص می‌کند.
•    مشخصات شغل: فهرست مهارت‌های فنی، رفتاری، مدیریتی و ... لازم از نظر دانش و مهارت‌های بین فردی را بررسی می‌کند.

بایدها و نبایدهای نوشتن شرح وظایف سازمان

سازماندهی کار یک مسئله کلیدی برای موفقیت هر پروژه است. توزیع وظایف با توجه به مهارت‌های همکاران، اساس کار تیمی ‌را تشکیل می‌دهد، اما این رویکرد می‌تواند محدود باشد. در نظر گرفتن عوامل انگیزشی اعضای مختلف تیم خود در توزیع وظایف به معنای راه اندازی یک سازمان انسانی‌تر مبتنی بر شخصیت، اما کارآمدتر است. در نتیجه باید فهرستی از بایدها و نبایدها را در نوشتن شرح وظایف سازمانی رعایت کرد.
چه رویکردی برای توزیع وظایف در یک تیم وجود دارد؟
توزیع وظایف یک موضوع ضروری است و بنابراین نباید در آن سهل‌انگاری کرد زیرا این اساس کار تیمی ‌است و همه چیز از آنجا شروع می‌شود. هنر یک مدیر یا یک رهبر این خواهد بود که کار را با توجه به مهارت‌های همکارانش به اشتراک بگذارد. این مطمئناً یک رویکرد منطقی است، اما ما می‌توانیم خیلی فراتر برویم. هر کس منحصر به فرد است، همه ما توسط عناصر مختلف انگیزه داریم. 
برخی از آنها توسط زیبایی شناسی هدایت می‌شوند، در حالی که برخی دیگر با بازگشت سرمایه یا یادگیری مداوم چیزهای جدید هدایت می‌شوند. در نظر گرفتن عوامل انگیزشی اعضای مختلف تیم خود در توزیع وظایف به معنای راه اندازی یک سازمان انسانی‌تر، مبتنی بر شخصیت و در عین حال کارآمدتر است که همه این موارد را باید در شرح وظایف سازمانی آنها قرار داد.

 

سوالات متداول در مورد شرح وظایف سازمانی

چگونه شرح وظایف و اثرات آن بر عملکرد را ارزیابی کنیم؟
اگر سازمان به خوبی چیده نشود، کار بلافاصله آسیب می‌بیند. انگیزه، بهره وری، رفاه، عملکرد، ریسک بالاست. در این صورت چه باید کرد؟ به سادگی با برقراری ارتباط با همکاران خود و کشف جزئیات بیشتر ویژگی‌های هر یک باید سنجیده شود. با یک سازمان متفکرتر، ارتباطات تسهیل می‌شود و در نتیجه رفاه توسعه می‌یابد. با تدوین شرح وظایف سازمانی و تجزیه و تحلیل شغل و شرح وظایف همه افراد به خوبی می‌دانند که به بهترین وجه می‌توانند کار خود را انجام دهند. این باعث می‌شود کل تیم سرمایه‌گذاری بیشتری داشته باشد و در نتیجه کارآمدتر شود.

در شرح وظایف جایی برای ابتکار شخصی یک کارمند وجود دارد؟
ابتکار شخصی یک چیز عالی از سوی یک همکار است به شرطی که به صورت منطقی بیان شود. یک کارمند مجبور نیست خود را مجبور کند که یک نیروی پیشنهادی برای برجسته شدن باشد. با این حال اگر محیط کار به نظر او با شخصیتش مطابقت دارد، این می‌تواند او را به خلاقیت بیشتر تشویق کند و در نتیجه ایده‌های جدیدی را به ارمغان بیاورد البته که همه چیز به شخصیت کارمند مورد نظر بستگی دارد. برخی به یک چارچوب به عنوان مبنای کاری نیاز دارند و پس از ایجاد این چارچوب، به خود اجازه ابتکارات شخصی را می‌دهند. دیگران توسط این نوع محیط باز می‌مانند و تنها زمانی می‌توانند چیزهای جدیدی ارائه دهند که آزادی بیشتری به آنها داده شود. 

چرا شرح شغل نویسی واجب است؟
تدوین شرح وظایف موضوعی است که شاید برای بسیاری از مدیران ساده به نظر برسد. با این حال این جوهره عملکرد و رفاه یک تیم است. عدم صرف وقت برای فکر کردن در مورد سازماندهی کار به سادگی پذیرفتن این است که وظایف محول شده به طور بالقوه شلخته هستند. 
این به مدیر بستگی دارد که تیم‌های خود را مطابق با کاری که باید انجام شود مدیریت کند و این نقشی نیست که نادیده گرفته شود. بنابراین باید زمان بگذارید و با تیم‌های خود صحبت کنید، آنها را بهتر بشناسید تا خود را بهتر سازماندهی کنید و بالاتر از همه ضروری است که فراتر از دانش فنی یا مهارت‌های صرفا فنی به موضوع نگاه کنیم.
شخصیت یک کارمند چیزهای زیادی در مورد نحوه کار آنها می‌گوید. پنهان کردن این عناصر به معنای در نظر نگرفتن تفاوت‌های هر یک است. به هر حال این تفاوت‌ها نقاط قوتی هستند که نباید از آنها غافل شد، بلکه برعکس باید به آنها ارزش داد و همه این موارد فقط در شرح سازمانی است که پدیدار می‌شود.

چرا شرح وظایف سازمانی  تدوین می‌کنیم؟
این اقدام باید بخشی از یک پروژه سازمانی با اهداف بسیار خاص و سازگار با سایر ابزارهای مدیریتی باشد . سازمان باید از قبل بداند که چرا این نوع سند را ایجاد می کند و چه کاربردهایی دارد. این بهترین راه برای جلوگیری از پروژه های رو به سقوط است و می‌تواند آنها را از بحران خارج کند. 
البته که در بسیاری از شرکت‌های موفق در ابتدای کار شرح وظایف تدوین می‌شود تا وظایف افراد مختلف سازمان و نوع ارتباط‌شان با یکدیگر مشخص شود، علل خصوص شرکت‌های ایرانی که در اکثر موارد این موضوع امری حیاتی است تا هر کارمند دایره وظایف خود را بداند و فراتر از آن نرود.