تحلیلگر سیستم و فرآیند دقیقاً چه مسئولیت‌هایی دارد ؟

تحلیلگر سیستم و فرآیند با بررسی و ارزیابی ساختارهای سازمانی و عملیاتی، به بهبود کارآیی و اثربخشی فرایندها می‌پردازد. او با شناسایی نقاط ضعف و ارائه راه‌حل‌های بهینه‌سازی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارتقا دهند و به اهداف تجاری دست یابند.

فهرست محتوا:

تحلیلگر سیستم و فرآیند کیست؟
وظایف تحلیلگر سیستم و فرآیند
مهارت‌های یک تحلیلگر سیستم و فرآیند
نقشه فرایند (Process map)
معماری سازمانی 

 

در فرایند تحلیل و توسعه کسب و کار با مفاهیم و اصطلاحات بسیار زیادی مواجه می‌شویم. از جمله پرکاربردترین اصطلاحات در این حوزه می‌توان به شغل و یا حرفه‌هایی از قبیل تحلیلگر کسب و کار و یا تحلیل گر سیستم و فرآیند اشاره کرد که نقش این افراد تحلیل فرآیند کسب و کار و یا در اصطلاح business process analyst  است. همان‌طور که می‌دانید هر کدام از مجموعه‌ها و یا سازمان‌ها برای دستیابی به بیشترین سود و بازدهی مدنظرشان باید به نیازهای زیادی پاسخ داده و یا به اهداف فراوانی دست پیدا کنند. تحلیلگر سیستم و فرآیند کسی است که می‌تواند به این دغدغه‌ها پاسخ دهد. 
وی قادر است نیازهای یک کسب و کار را مورد شناسایی دقیق قرار داده و آن‌ها را بررسی کند. پس از آن به طراحی برنامه‌های جدید دست زده و یا به ارائه پیشنهادات تازه اقدام کند تا از این طریق نیازهای مربوط به آن کسب و کار برطرف شوند و سازمان مدنظر بتواند بهره‌وری بالاتری به دست آورد. 
در این مقاله به دنبال پاسخگویی به این پرسش هستیم که تحلیلگر سیستم و فرایند دقیقاً چه مسئولیت‌هایی دارد. پس اگر شما هم به دنبال شناخت دقیق مسئولیت‌های یک کارشناس سیستم هستید و یا در این زمینه دغدغه و پرسشی دارید با ما همراه باشید .
 

تحلیلگر سیستم و فرآیند کیست؟

 

حرفه تحلیلگر سیستم و فرآیند system analyst در واقع یکی از کسب و کارهای زیر مجموعه حوزه فناوری اطلاعات، کامپیوتر و رشته مهندسی نرم افزار به شمار می‌رود. اصلی‌ترین وظایف تحلیلگر سیستم و فرایند تحلیل و ارزیابی سیستم‌ها است. 
در واقع این افراد وظیفه دارند سیستم‌های یک کسب و کار را طراحی نموده و به برنامه‌ریزی و کنترل فرایندهای مربوط به توسعه یک برنامه نرم افزاری نیز اقدام کنند. در حقیقت تحلیلگر سیستم و فرآیند به فردی گفته می‌شود که قادر است پس از شناسایی نیازهای مشتریان راه‌حل‌های پاسخ به این نیازها را به برخی از نمونه‌ها و یا مدل‌های کامپیوتری مبدل ساخته و برای توسعه و کدنویسی به برنامه نویسان ارائه دهد. 
او باید پس از طراحی مدل برنامه و نرم افزار به شناسایی خطاهای پیش آمده و رفع و رجوع آن‌ها نیز اقدام کند و به این اطمینان دست یابد که راهکارهای فنی ارائه شده نیازهای کسب و کار را برطرف خواهند ساخت. این افراد در حقیقت رابط قوانین کسب و کار و یا business rules interface با مشتریان بوده و وظایف و مسئولیت‌های بسیار زیادی را برعهده خواهند گرفت.

 

وظایف تحلیلگر سیستم و فرآیند

 

همان‌طور که گفته شد وظایف تحلیل گر سیستم و فرآیند بسیار متنوع بوده و پیچیدگی‌های مخصوص به خود را هم دارد. از جمله مهمترین این وظایف می‌توان به تحلیل نیازهای کاربران اشاره کرد و سپس طراحی نرم‌افزار برای برطرف ساختن این نیازها، آزمایش و توسعه برنامه را نام برد. 
این افراد وظیفه دارند بعد از مطالعات امکان سنجی و برآورد هزینه‌های عملیاتی مربوط به توسعه سیستم‌های اطلاعاتی، به تعیین اهداف دست بزنند و برای دستیابی به آن‌ها اصول، ضوابط و استانداردهای مناسب تدوین و تنظیم نمایند. 
همکاری در تعیین روش‌های حفاظت و کنترل سیستم‌ها، بررسی روش‌های جمع آوری داده‌ها، طراحی اجزاء برنامه به منظور تحلیل سیستم و برنامه ریزی برای کارکرد صحیح هر بخش، برآورد زمان، برآورد هزینه و تدارک ابزارهای تحلیل فرآیند و سیستم، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده، طراحی ورودی‌ها و خروجی‌ها و استانداردها، تعیین محدودیت سیستم و پیش بینی توسعه‌های مورد نیاز در آینده و ... از دیگر وظایف و نقش‌های تحلیل گر سیستم و فرآیند هستند.

 

مهارت‌های یک تحلیلگر سیستم و فرآیند

 

کارشناس تحلیلگر سیستم و فرایند باید به یکی از زبان‌های برنامه‌نویسی تسلط کافی داشته و از توان مناسب برای تجزیه و تحلیل برخوردار شده باشد. توان حل مسئله از دیگر مهارت‌های مورد نیاز یک تحلیلگر سیستم و فرآیند است. 
او باید از اصول گزارش نویسی مطلع بوده و از توانایی برقراری ارتباط موثر با تیم برخوردار باشد. آشنایی با اصول کنترل پروژه و مدیریت بهتر آن، مستندسازی، توانایی تحمل فشار کاری، مدیریت موثر زمان و ... از دیگر توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای این افراد هستند. 
این دسته از کارشناسان باید خلاقیت بسیار بالایی در حوزه مدل سازی متنی داشته و مهارت و دانش فنی بسیار بالایی را نیز به دست آورده باشند تا بتوانند به طراحی نقشه فرایند و طراحی و ترسیم معماری سازمانی دست بزنند.

 

نقشه فرایند (Process map)

 

همان‌طور که پیش از این نیز گفته شد یکی از مهارت‌های مورد نیاز برای تحلیلگر سیستم و فرآیند طراحی و ترسیم نقشه فرآیند است. فرایندهای مربوط به یک کسب و کار را می‌توان یکی از مهم‌ترین اجزا و بخش‌های یک سازمان و یا به مثابه خونی در رگ‌های آن مجموعه به شمار آورد. 
اگر کسب و کارها به این فرایندها توجه نداشته باشند هیچ گونه دستورالعمل و یا راهنمایی برای چگونگی حرکت در طول مسیر خود نخواهند داشت و هر سازمانی که تمایل به بهره‌وری دارد، باید یک نقشه فرایندی مناسب و کارا برای فرآیندهای کسب و کار خود طراحی کند. 
نقشه فرایندی در حقیقت زیر مجموعه‌ای از مدیریت فرآیندهای کسب و کار بوده و روشی بسیار قدرتمند برای تشریح کاملاً بصری فرآیندهای سازمانی است. با فراهم کردن یک نقشه مناسب فرآیندی این امکان را به دست می‌آورید که بدانید یک فرایند از کجا آغاز شده و چگونه ادامه پیدا کرده است و یا با طی کردن کدام مراحل و مسیرها در کدام نقطه و به چه نحوی به پایان خود می‌رسد. 
در حالت معمول نقشه‌های فرایندی با استفاده از نمودارها، فلوچارت‌ها و نمادهای مختلف به وجود آمده و می‌توانند به این مسائل پاسخ دهند که فرایندها از چه کارهایی به به وجود آمده و یا هر کسی چه کاری را انجام می‌دهد و هر کدام از کارها در چه مرحله‌ای روی می‌دهند. 
به همین دلیل امروزه از نقشه‌های فرایندی با عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارها و مولفه‌های بسیار ضروری برای افزایش بهره وری یک سازمان و یا ارتقای شفافیت آن یاد می‌کنند. 
اگر به چنین نقشه‌هایی دسترسی نداشته و یا تلاشی در جهت فراهم کردن آن‌ها نکنید به طور حتم و یقین مجموعه خود را با انواع مختلفی از آشفتگی‌ها، انحرافات و تاخیرات مواجه خواهید کرد و یا با افرادی برخورد خواهید نمود که فاقد هرگونه مسئولیت پذیری در مقابل عملیات‌های مربوط به کسب و کارند. 
این افراد به ایجاد عملیات‌های مخرب و معیوب دست خواهند زد و لذا شما در کسب و کار خود با شکست مواجه خواهید شد. اهمیت و ضرورت ترسیم نقشه فرایند از این جهت است که می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا کنترل کاملی بر روی فرایندهای مربوط به کسب و کار خود داشته و به ایجاد استانداردهای عملیاتی برای پیشبرد اهداف مد نظرتان دست بزنید. 
کاهش خطاها و برطرف ساختن آن‌ها، انطباق کافی و مناسب با استانداردها و ... از دیگر مزایای طراحی و ترسیم نقشه فرآیند است.

 

معماری سازمانی

 

یکی دیگر از مفاهیمی که این روزها با آن به وفور مواجه می‌شویم معماری سازمانی است. این ایده از صنعت ساخت و ساز به سیستم‌های اطلاعاتی وارد شده و تمامی فرآیندهای سازمانی را در یک چهارچوب واحد به نمایش در می‌آورد. 
همان‌طور که می‌دانید در یک سازمان افراد و بخش‌های مختلفی وجود دارند و هرکدام با استراتژی‌های مختلف به ارائه خدمات مشغول شده‌اند. معماری سازمانی نشان می‌دهد که این اجزا چگونه می‌توانند تعاملاتی موثر را با یکدیگر برقرار سازند. 
به طور کلی می‌توان گفت معماری سازمانی نوعی ساختار بسیار منطقی است که از آن می‌توان به منظور طبقه بندی و سازماندهی بخش‌های مختلف استفاده کرد و یا تمامی فعالیت‌ها و عناصر و بخش‌های سازمان را با یک دیگر هماهنگ و همسو ساخت تا به اهداف مدنظر دست یابند. 
با توجه به برداشت‌های مختلفی که از معماری سازمانی شده می‌توان این نوع معماری را به چند دسته اصلی تقسیم بندی کرد که عبارتند از معماری سازمانی مبتنی بر فناوری اطلاعات، معماری سازمانی فرایند محور و معماری سازمانی دولت محور. هر کدام از انواع این معماری، اهداف مخصوص به خود را داشته و تعاریف و ذینفعان آن‌ها نیز با یکدیگر اختلافاتی دارند.

 

معماری سازمانی مبتنی بر فناوری اطلاعات

در این شیوه معماری هدف اصلی این است که نوعی همبستگی عمیق میان فناوری اطلاعات با کسب و کار ایجاد شود تا بهره وری و بازدهی سازمان افزایش پیدا کند.  
در این شیوه و با کمک سازماندهی فناوری اطلاعات به بهبود کارایی‌ها دست پیدا خواهیم کرد و هزینه‌های سازمان را نیز کاهش خواهیم داد. فناوری‌های اطلاعات در تمامی سازمان‌ها می‌توانند این نوع معماری را طراحی نموده و به اجرا در بیاورند.

 

معماری سازمانی فرایند محور

اگر بخواهند به مدیریت فرایندها و بهبود آن‌ها دست بزنند می‌توانند از معماری سازمانی فرایند محور کمک بگیرند. در این نوع معماری اهداف مدنظر سازمان با رویکرد از بالا به پایین به نگارش درآمده و به مدیریت و کنترل آن‌ها نیز اقدام می‌گردد و لذا توسط مدیران ارشد در یک سازمان به اجرا درآمده و زیر نظر مستقیم آنان اداره و مدیریت می‌شوند. 
مطابق با این نوع معماری در ابتدا فرایندهای مربوط به کسب و کار بهینه سازی شده و پس از آن و به منظور به اجرا درآمدن به افراد و سیستم‌های اطلاعاتی ارائه می‌گردد.

 

معماری سازمانی دولت محور

معماری سازمانی دولت محور مختص مجموعه‌های دولتی طراحی شده است. هدف از این نوع معماری به وجود آوردن نوعی تعادل و توازن میان کنترل از بالا به پایین و مدیریت مستقل هر کدام از بخش¬ها است.