اهمیت طراحی سیستم فروش در مدیریت فروش

سیستم فروش مجموعه‌ای از فرآیندها و ابزارهاست که برای مدیریت و بهینه‌سازی فعالیت‌های فروش طراحی شده‌اند. این سیستم شامل مدیریت ارتباط با مشتری، پیگیری فرصت‌های فروش، تحلیل داده‌ها، و بهبود کارایی تیم فروش است تا درآمد و رضایت مشتریان افزایش یابد.

فهرست محتوا

سیستم فروش چیست و مزایای آن
انواع سیستم فروش
گام‌های طراحی سیستم فروش
گام اول: فراهم کردن مقدمات
گام دوم: آغاز به کار
گام سوم: نظارت و کنترل

 

طراحی سیستم فروش به چه معنا است؟

 

در شرایط امروز جوامع، شیوه‌های خرید و فروش با تحولات زیادی مواجه شده‌ است. در این شرایط با نکات و عناصر بسیار زیادی در بازاریابی و فروش محصولات مختلف روبه‌رو هستیم. یکی از مهم‌ترین این موارد، طراحی سیستم فروش است. در وضعیت پیش‌ آمده جدید بسیاری از صاحبان کسب‌ و کارهای تجاری و یا خدماتی به‌ دنبال طراحی یک سیستم کارآمد برای فروش هستند تا از این طریق به فروش بیشتر محصولات خود کمک کرده و یا خدمات خود را در اختیار تعداد بسیار بیشتری از مخاطبان و کاربران قرار دهند. 

به‌ همین دلیل در این مقاله قصد داریم به این موضوع اشاره کنیم که سیستم فروش چیست و مزایای داشتن سیستم فروش کدام است و سپس به بیان مطالبی در زمینه طراحی سیستم فروش و اهمیت آن در موفقیت کسب‌ و کارها بپردازیم.

 

سیستم فروش چیست؟

 

سیستم فروش که در زبان لاتین به شکل sales system به نمایش در آمده و به آن برنامه فروش نیز گفته می‌شود، در واقع نوعی برنامه‌ریزی به شمار می‌رود. در این برنامه اهداف مورد نظر کسب‌ و کار شما پی‌ریزی می‌گردد. اهدافی که به‌ منظور فروش بیشتر محصولات و یا ارائه خدمات بیشتر به مخاطبان در نظر گرفته‌اید. 
این برنامه‌ریزی در بیشتر موارد به‌ صورت سالیانه در نظر گرفته شده و اهدافی را در برمی‌گیرد که در طول یک‌سال به آن نیاز خواهید داشت. اما می‌توان این برنامه‌ریزی را به‌ صورت ۶ ماهه نیز انجام داد. از طریق یک سیستم موثر و قوی فروش، استراتژی‌های شما برای رسیدن به اهداف مورد نظرتان نیز برنامه‌ریزی و تعریف خواهند شد.

این برنامه باید به‌ طور مکرر مورد بازبینی قرار گرفته و مطابق با تحولات شرکت، استراتژی‌ها و اهداف آن دچار تغییر و تبدیل شده و بروزرسانی گردد. یکی از مهم‌ترین مزایای داشتن سیستم فروش این است که از طریق آن اهداف کسب‌ و کار به‌ طور کامل و دقیق به رشته تحریر درخواهند آمد که نقش مؤثری در دستیابی به موفقیت کسب و کار خواهند داشت. 
 

از سوی دیگر داشتن یک سیستم کارآمد فروش و برنامه دقیق باعث می‌شود تا کسب و کارها، مخاطبان و جامعه هدف خود را به‌ خوبی بشناسند. شناخت مخاطبان نقش بسیار مؤثری در طرح اهداف و استراتژی‌ها به‌ صورت واقع‌بینانه و دقیق دارد. 
یکی دیگر از مزایای داشتن سیستم کارای فروش این است که باعث می‌شود ارزش افزوده محصولات شما مشخص شده و یا تعیین گردد که هرکس باید در بازه زمانی مشخص، چه پیامدهایی داشته باشد. 
طراحی سیستم فروش به کسب‌ و کارها کمک می‌کند تا تحقیقاتی را در بازار انجام داده و این تحقیقات را مطابق با اهداف تعیین‌ شده خود پیگیری کنند. 
یکی دیگر از اهداف طراحی سیستم فروش و یا مزایای آن، شناسایی مشتری و یا سازمان‌هایی است که می‌توانند در این حوزه به شما کمک کنند. در واقع در بسیاری از مواقع با طراحی برنامه فروش، می‌توانید همکاران و یا مشتریان بالقوه در حوزه کسب و کار را شناسایی کنید. همکاران و یا سازمان‌هایی که فعالیت آن‌ها با کسب‌ و کار شما مشابهت دارد.

بنابراین با همکاری با آنان هزینه‌های بازاریابی و فروش شما بسیار کم‌تر خواهد شد. از سوی دیگر مشارکت با این کسب‌ و کارها می‌تواند به هم‌افزایی منجر شده و موفقیت بسیار بالایی در حرکت به سمت هدف به وجود آورد. 
از سوی دیگر و از آن‌ جایی‌که فروش محصولات به مشتریان قدیمی که پیش‌تر از ما خرید کرده‌اند، بسیار آسان‌تر و کم‌هزینه‌تر از جذب مشتریان جدید و بالقوه است، بنابراین شناسایی مشتری قدیمی، گامی بسیار مؤثر در موفقیت کسب‌ و کار و فروش بیشتر خواهد بود. 
چراکه این مشتریان به کسب و کارمان اعتماد کرده و از محصولات جدید هم اقبال بیشتری به عمل خواهند آورد. پس با جلب نظر آنان می‌توان ارزش سبد خرید مشتریان قدیمی را افزایش داد و از این طریق سود بیشتری را از آن خود کرد.

 

انواع سیستم فروش

 

سیستم‌های فروش را می‌توان به‌ طورکلی در ۲ دسته اصلی جای داد که عبارتند از سیستم OC و سیستم BC.
در سیستم‌های فروش OC به‌ طور معمول، خروجی تیم فروش در نظر گرفته می‌شود. در این سیستم از فاکتورها استفاده‌ شده و مطابق با آن‌ها به ارزیابی میزان فروش‌ها پرداخته می‌شود و سپس حاشیه سود، میزان فروش و سود هر کدام از فروشگاه‌ها، سهم کسب‌ و کار از کیف پول مشتری، سهم کسب‌ و کار از بازار، میزان فروش محصولات جدید، مشتریانی که به‌ طور مجدد از کسب‌ و کار ما خرید کرده‌اند و… برآورد و تعیین می‌شود. 
پس‌ از برآورد این پارامترها پاداش تیم فروش نیز محاسبه می‌گردد. در واقع در این سیستم، رفتار مشتری و تصمیمات او تعیین‌کننده درآمد تیم فروش خواهد بود.
این در حالی است که در سیستم‌های فروش BC، مدیریت فروش نقش و سهم اساسی را به خود اختصاص داده و در واقع حاکمیت او است که در این سیستم اهمیت دارد. در این شیوه، تمامی افراد در سازمان توجه خاصی به مدیر بالاسری خود دارند و تمامی سعی خود را به کار می‌گیرند تا رضایت او را جلب کنند.

از سوی دیگر در این سیستم مدیریت فروش، مدیران نظرات و معیارهای خود را به‌ کار گرفته و مطابق با آن‌ها به ارزیابی زیردستان دست می‌زنند. پاداش تیم فروش نیز براساس تلاش‌های آن‌ها، ساعات کاری، متابعت از مقررات سازمانی، دانش و مهارت‌ها و توانایی‌ها، نحوه برخورد با مشتریان و… سنجیده و ارزیابی می‌گردد.

 

گام‌های طراحی سیستم فروش

 

بسیاری از صاحبان مشاغل، تحلیل سیستم فروش و استفاده از آن در فرآیندهای بازاریابی و تبلیغات را نادیده می‌گیرند و یا به تأثیر فروش در موفقیت کسب‌ و کار خود توجهی ندارند. این موضوع سبب می‌شود تا شکست را تجربه کنند. در بسیاری از مواقع مدیران ارشد مشاغل، پس‌ از مشاهده‌ روندهای بازار به‌ ویژه رکودها و بحران‌های آن آشفته شده و در برنامه‌ریزی‌های خود دچار اشکالاتی می‌شوند.

بسیاری از این افراد با این پرسش و دغدغه روبرو می‌شوند که باید به‌ طور دقیق چه اقداماتی انجام دهند تا از طریق اجرای آن‌ها به توسعه و رشد و افزایش فروش دست بزنند. این افراد باید گام‌های طراحی سیستم فروش را جدی بگیرند و مطابق با آن پیش بروند. در حقیقت می‌توان گفت طراحی یک سیستم قوی و کارآمد برای فروش بیشتر، ۳ گام اصلی را دربر می‌گیرد. در ادامه به شرح مختصر این گام‌ها خواهیم پرداخت.

 

گام اول: فراهم کردن مقدمات

 

صاحبان کسب‌ و کارها پیش‌ از هر اقدامی باید به شناخت کاملی نسبت‌ به بازار کاری خود، بازار هدف، رقابت و مزیت رقابتی، کانال‌ها و یا مسیرهای فروش، پیشنهادهای جذاب برای فروش به مخاطبان خود دست پیدا کنند و نقاط تماس با مشتریان خود را نیز مورد شناسایی قرار دهند تا بدانند در بازار چه اتفاقاتی می‌افتد. 
از سوی دیگر باید شرایط داخلی کاری و شرایط خارجی آن را به‌ طور دقیق درک کرده و آن را بشناسند و نقاط قوت و ضعف کسب و کار خود را تعیین کنند. پس‌ از آن فرصت‌ها و تهدیدهای پیش رو را ارزیابی نمایند.

برای‌اینکه این افراد بتوانند به جذب مشتری و افزایش فروش دست بزنند باید به‌ طور دقیق بازار هدف را شناخته و نیازها و خواسته‌های مخاطبان خود را نیز در نظر بگیرند و بدانند که می‌خواهند محصولات خود را به چه کسی، در چه زمانی و چه موقعیتی بفروشند.

یکی دیگر از اقدامات مورد نیاز در این گام، مزیت رقابتی است. برای این‌ که بتوانید کسب‌ و کار خود را در ذهن مشتریان ماندگار سازید، باید یک مزیت رقابتی داشته باشید و یا یک نقطه تفاوت و تمایز با دیگر کسب‌ و کارها برای خود در نظر بگیرید تا مشتریان به خرید از شما تمایل پیدا کنند.

از طرف دیگر باید به این فکر کنید که کانال‌های فروش شما چیست و یا چه پیشنهادات جذابی برای فروش بیشتر در نظر گرفته‌اید. یکی دیگر از اقدامات لازم در  این گام توجه به نقاط تماس مشتری با برند و کسب‌ و کار شما است.

 

گام دوم: آغاز به کار

 

در این گام باید سعی کنید کسب‌ و کار و محصولات خود را به‌ طور کامل به مخاطبانتان بشناسانید و آن‌ها را آگاه کنید که قصد برطرف ساختن نیازهایشان را دارید. در این‌ صورت مشتریان احتمالی به کسب‌ و کار شما جذب خواهند شد و می‌توانید آن‌ها را به مشتریان وفادار تبدیل کنید. برای جذب مشتریان می‌توانید از روش‌هایی از قبیل بازاریابی، تبلیغات تلویزیونی و یا اینترنتی و… استفاده کنید.

در واقع تمامی این کارها را انجام می‌دهید تا به فعال‌سازی مشتری دست بزنید تا وی در یک شبکه اجتماعی شما را دنبال کند و یا قیمت محصولات را بپرسد و یا با کسب‌ و کار شما در تعامل قرار بگیرد. اگر بتوانید در این گام با موفقیت عمل کنید و یا با پیشنهادات جذاب متناسب با نیاز مشتریان، آن‌ها را به سمت کسب‌ و کار خود متمایل سازید به پول دست پیدا خواهید کرد. از سوی دیگر امکان دارد که مشتری دوباره از شما خرید کند.

 

گام سوم: نظارت و کنترل

 

شما می‌توانید تمامی موارد گفته‌ شده در گام مقدماتی و آغاز به کار را در این مرحله به‌ صورت یک برنامه مدون و منظم به اجرا درآوردید. پس‌ از آن برنامه فروش و طرح خود را به‌ طور مرتب و مستمر مورد ارزیابی و کنترل قرار دهید. 
در این گام باید به چند نکته توجه داشته باشید که یکی از مهم‌ترین آن‌ها بررسی میزان فروش محصولات و یا ارائه خدمات است. همچنین باید به مشکلات و مسائل احتمالی هم پرداخته شود تا به‌ طور ناگهانی با بحران مواجه نشده و سیستم فروش کارآمدتر و قوی‌تری داشته باشید.