دانش مالی چه اهمیتی در مدیریت کسب و کار دارد؟

به طور قطع امور مالی شریان حیات یک کسب و کار است و شما در نقش مدیریت کسب و کار باید دانستن علم مالی را در سرلوحه کارهای خود قرار دهید، به خصوص اگر هیچ پیشینه‌ای در زمینه مالی یا حسابداری یا تمایل به ریاضیات نداشته باشید. باید گفت امور مالی دارای یک منحنی یادگیری بسیار شیب دار است که می‌تواند به مرور زمان با کسب این دانش به متخصص مالی بدل شد که مدیریت یک کسب و کار را هم به عهده دارد.
 
اهمیت تصمیم گیری های مالی درست، به خصوص در مراحل اولیه پروژه استارت آپی بسیار حیاتی است ولی برای شروع به دانش مالی سطح بالا نیاز ندارید و باید بتوانید یک مدیر مالی را مدیریت کرده و به دانش محدودی در این خصوص نیاز دارید که بتوانید با دانش مالی با او سخن بگویید، اما باید گفت این آغاز استارتاپ است و به مرور زمان با گسترش شرکت باید به حد بسیار خوبی بر مسائل مالی اشراف پیدا کنید.مدیریت یک کسب و کار می‌تواند سفری کامل در دنیای بیزینس باشد و با داشتن مهارت‌های مناسب، از نظر مالی نیز سودآور می‌وشد. گفتنی است که این سفر با مسئولیت بیشتر و سخت کوشی همراه است و مدیران کسب و کار باهوش تمام تلاش خود را برای تضمین موفقیت کسب و کار خود انجام می‌دهند.

به طور کلی تنها چیزی که شما به عنوان یک مدیر توانمند نیاز دارید، درک خوبی از محاسبات همراه با شناخت بازارهای مالی با تعدادی از مفاهیم مالی و حسابداری قابل اجرا است. شما باید تفاوت بین درآمد و سود، هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، تامین مالی بدهی و سهام، حاشیه ناخالص و خالص، و ارزش گذاری قبل و بعد از پول را بدانید. علاوه بر این باید معنای نرخ مصرف، ارزش طول عمر مشتری و هزینه‌های جذب مشتری را درک کنید.
البته گفتنی است که این قطعاً فهرست جامعی از توانمندی‌های مالی یک مدیر کسب و کار نیست، اما می‌توان گفت با دانستن این موارد دانش مالی رفتاری کافی برای مدیریت کردن را دارید. در نتیجه این امر باعث می‌شود تا با تصمیم‌گیری آگاهانه در خصوص حوزه های عمده مالی برای پروژه خود راحت‌تر پیش بروید.
به عنوان مثال اگر در حال خرید و فروش مجدد یک محصول هستید، می‌توانید بین هزینه مستقیم هر فروش (هزینه خرید از تامین کننده) و هزینه‌های سربار (اجاره دفتر و غیره) تمایز قائل شوید. با این دانش می‌توانید سود و حاشیه‌های خود را با حجم فروش تحلیل کنید. داشتن این عمق از دانش در مورد کسب و کار شما به شما درجه بالاتری از اعتماد به نفس در تصمیم گیری‌های کلیدی را می‌دهد.
برای داشتن یک شرکت موفق لازم نیست متخصص مالی باشید. با این وجود، شایستگی مالی یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت کسب و کار است، به این دلیل ساده که وقتی صحبت از کسب‌وکار به میان می‌آید، تقریباً همه تصمیم‌ها پیامدهای مالی دارند.

در حالی که مدیران کسب و کار برای موفقیت و رشد کسب و کار خود تلاش می‌کنند، باید هم به امور مالی کسب و کار و هم به امور مالی شخصی خود توجه داشته باشند. بسیاری از مدیران کسب و کار برای حمایت از کسب و کار خود، به ویژه کسب و کار استارتاپی، نیاز به تامین مالی شخصی دارند، بنابراین مدیریت مالی باید در اولویت قرار گیرد. با درک مهارت‌های اساسی مورد نیاز برای اداره یک تجارت کوچک مانند انجام کارهای ساده حسابداری، درخواست وام یا تهیه پیش نویس مالی، صاحبان کسب و کار می‌توانند آینده مالی با ثباتی ایجاد کنند.
متأسفانه بسیاری از مدیران کسب و کار تمایل دارند نیاز به مدیریت امور مالی خود و دانستن تعداد آنها را نادیده بگیرند. هنگامی‌که این مهارت را به دست آورید، احتمال اینکه در پول خود صرفه‌جویی کرده و سود کسب و کار خود را حفظ کنید، بیشتر خواهد بود. در ادامه چند نکته برای مدیریت سیاست های مالی در کسب و کار شما آورده شده است:

1. حساب‌های بانکی شخصی و تجاری خود را جدا نگه دارید

اختلاط این حساب‌های بانکی اشتباه بزرگی است که مدیران کسب و کار اغلب مرتکب می‌شوند. این نه تنها برای نگهداری سوابق مالی گیج‌کننده است، بلکه در صورت حسابرسی برای شما مشکل ساز است. داشتن یک حساب بانکی جداگانه برای امور مالی کسب و کار ضروری است. این به شما درک روشنی از پول نقد موجود برای کسب و کار می‌دهد و مرزهای روشنی بین تجارت و امور مالی شخصی را فراهم می‌کند.

2. اطمینان حاصل کنید که حسابداری شما به روز و دقیق است

داشتن گزارش‌های مالی به موقع و قابل اعتماد مستلزم این است که حسابداری شما هر ماه را به درستی مدیریت می‌کند. اگر این مسئولیت را برون‌سپاری می‌کنید، مطمئن شوید که حسابدار شما کاملا آگاه و به روز است و می‌تواند گزارش‌های مالی خود را با اطمینان طی یک هفته یا یک ماه کامل کند. در بسیاری از شرایط دیده می‌شود که مدیران مشاغل به حسابداران متکی هستند و فقط در پایان سال متوجه می‌شوند که حسابدار واجد شرایط نبوده و اشتباهات پرهزینه‌ای مرتکب شده است. هنگام جستجوی یک حسابدار خوب، پیشنهاد می‌کنم به حسابدارانی اعتماد کنید که مدیران کسب و کار دیگر بیش از یک سال است که از آنها استفاده می‌کنند و راضی هستند.

3.  تمام اعتماد خود را معطوف یک حسابدار نکنید

تمام ایمان و اطمینان خود را به یک حسابدار معطوف نکنید تا به شما بگوید که کسب و کار شما چه اوضاع مالی دارد. شما باید سلامت مالی کسب و کار خود را همیشه کنترل کنید. شما می‌توانید حسابداری را برون سپاری کنید، اما اطمینان حاصل کنید که مشاوره مالی ارزشمندی از حسابدار خود دریافت می‌کنید و تصمیمات مالی آگاهانه‌ای برای کسب و کار خود می‌گیرید. با مدیریت صحیح امور مالی کسب و کار، سودآوری کسب و کار خود را افزایش خواهید داد.

4. با کارشناسان مالیاتی کار کنید که می‌توانند به شما در پس انداز پول کمک کنند

ممکن است در مورد کسب و کار خود در خصوص مسائل مالیاتی سوالاتی داشته باشید. متخصصان مالی و مالیاتی مناسب می‌توانند به شما در تصمیم گیری‌های هوشمندانه در کسب و کارتان کمک کنند. هر صاحب کسب و کاری موقعیت منحصر به فردی دارد، بنابراین داشتن یک روش واحد برای همه صاحبان مشاغل کارساز نیست. عاقلانه است که روی یک حسابدار مالیاتی سرمایه‌گذاری کنید که می‌تواند به شما نشان دهد چگونه از فرصت‌های مالیاتی در دسترس شما با کسب و کار و مالیات شخصی خود استفاده کنید. در نتیجه یک مدیر مالی آشنا به امور مالیات گزینه بسیار بهتری برای کسب و کار شما خواهد بود.

اینها تنها چند نکته در مورد نحوه مدیریت امور مالی هستند. هرچه بیشتر درگیر امور مالی و کسب و کار خود شوید، نکات پول‌ساز و پس‌انداز بیشتری خواهید یافت. مطمئن‌ترین راه برای ساختن ثروت برای خود و تضمین آینده مالی، ایجاد مهارت‌های سواد مالی برای یک مدیر موفق در کسب و کار است.

به زبان ساده یک سیستم جریان نقدی موثر شامل مدیریت پرداخت مشتریان، نگهداری سوابق به صورت منظم، کنترل اعتبار مالی و مدیریت حقوق و کارکنان است که در ادامه به بیان هر یک از این موارد می‌پردازیم.

1. مدیریت پرداخت مشتریان

مدیریت موثر و زودهنگام فاکتورهای فروش نکته کلیدی است که هم مدیر مالی و هم مدیریت کسب و کار باید روی آنها نظارت داشته باشند. هر چه زمان بیشتری بدون فاکتور پیش بروید احتمال جمع آوری کامل آن کمتر است. مهم است از لحظه‌ای که مشتری به خدمات شما نیاز دارد تا آخرین مراحل فروش به فاکتورهای هر دوره توجه ویژه‌ای داشته باشید. برای انجام این کار باید اطمینان حاصل کنید که یک سیستم ساخت صورتحساب را راه اندازی کرده‌اید که بلافاصله پس از اتمام فروش یا ارائه خدمات، صورتحساب را به مشتریان ارائه می‌دهد، البته اگر قبلا نداشته‌اید.
بسته به کسب‌وکارتان اگر خدماتی را ارائه می‌دهید که صدور صورت‌حساب ممکن است چند بار در ماه اتفاق بیافتد پیش از ارائه خدمات، به‌طور واضح با مشتریان خود توافق کنید که به صورتی فاکتورهای آنها را یکپارچه کنید. برای نظم در بودجه بندی سرمایه کسب و کارتان با آنها توافق کنید که هر فاکتوری که بیش از 7 روز پرداخت نشود منجر به وقفه در ارائه خدمات تا زمان پرداخت خواهد شد. اطمینان حاصل کنید که مشتریان شما از قبل به طور کامل از آنچه از نظر اعتبار و پرداخت از آنها انتظار می‌رود آگاه هستند. به این ترتیب هیچ سوء تفاهمی ‌رخ نخواهد نداده و اگر شما برای عدم پرداخت اقدام به اجرای قانون کنید، تعجب نخواهند کرد. اطمینان حاصل کنید که پرداخت برای مشتریان شما آسان بوده و روش‌های پرداخت به وضوح برای هر مشتری تعیین شده است. به این ترتیب تشویق به پرداخت سریع خواهند شد و این اهرم مدیریت مالی در یک کسب و کار برای فاکتورهای صادر شده است.

2. کنترل اعتبار مالی

حتی مشاغلی که سیستم صورتحساب بسیار کارآمدی دارند، در مواقعی با تأخیر یا عدم پرداخت مواجه خواهند شد. با این حال هرچه سیستم صورتحساب بهتر باشد، سریعتر تشخیص داده می‌شود و اقدامات اولیه انجام می‌شود. بر روی پرسنل حسابداری خود سرمایه‌گذاری کرده و از شرایط مدیریتی خود آنها را آگاه کنید تا به طور منظم با کنترل پرداختی‌ها به روز باشید. اگر کسب‌وکار کوچک شما توانایی استفاده از یک حسابدار را ندارد، خود در نقش یک مدیر کسب و کار هر هفته زمانی را به این موضوع اختصاص دهید. به محض پرداخت نشدن فاکتور‌ها با مشتریان خود مذاکره داشته باشید و آنها را به حال خود رها نکنید. این باید با یک درخواست کتبی واضح برای پرداخت شروع شده و یک دوره زمانی کوتاه برای پرداخت قبل از انجام اقدامات بعدی ارائه شود. به یاد داشته باشید که در نقش مدیریت کسب و کار مودبانه و مرتب درخواست پرداخت کنید. به عنوان مثال، برای شروع هر 7 روز یکبار به مشتری خود یادآوری کنید.
اگر فاکتورها برای مدتی که برای شما غیرقابل قبول است پرداخت نشده باقی بماند، اقدامات اجرایی را در نظر بگیرید و به هیچ عنوان مشتریان خود را عادت به این مورد ندهید. با این حال پیشگیری بهتر از درمان است! اگر مشتریان تشویق به پرداخت پیش پرداخت یا ارائه ودیعه شوند یا به طور مرتب فاکتورها را پرداخت کنند، می‌توان از بروز اقدام اجرایی در خصوص دریافت هزینه‌ها جلوگیری کرد که خود می‌تواند پرهزینه و زمان‌بر باشد.

3. نگهداری سوابق مالی

اگر سوابق مالی دقیق و به روز ندارید، استفاده از یک سیستم حسابداری موثر هم غیرممکن و بی فایده است و ممکن است شما را با بحران‌های مختلفی روبرو کند که در این شرایط مدیریت بحران های مالی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همه کسب و کارها باید از طریق ثبت سوابق دقیق مالی از وضعیت نقدینگی روزانه خود برخوردار باشند. پیگیری میزان پرداختی که باید از طریق هزینه‌ها و خروجی‌ها مانند کارمندان و تامین کنندگان به صورت روزانه انجام دهید و همچنین دانستن اینکه چه پولی به طور منظم وارد کسب و کار شما می‌شود ضروری است و باید به آن واقف باشید.
هرگز امور مالی شخصی خود را با امور مالی کسب و کار مخلوط نکنید. این امر می‌تواند منجر به مشکلاتی شود و در صورت بروز مشکلات در شرکت، عواقبی در آینده داشته باشد. حساب‌های مالی به خودی خود برای هر کسب و کار باید دقیق و واضح باشد تا بتوانید جریان نقدی را مدیریت کنید. با حساب‌هایی که به خوبی مدیریت می‌شوند، می‌توانید پیش‌بینی دقیق جریان نقدی را انجام دهید که برای مدیریت عملکرد احتمالی کسب‌وکار در میان‌مدت تا بلندمدت ضروری است و این یک دانش مالی عالی در مدیریت کسب و کار شما است.

4. مدیریت حقوق کارکنان

به روز نگه داشتن حساب‌های دقیق به شما این امکان را می‌دهد که نیازهای آینده خود را برای سهام و کارکنان پیش‌بینی کنید و این به ویژه برای مشاغلی که فصلی و دارای نوسان هستند مهم است. ایجاد هزینه‌های مختلف بیش از حد به طور غیر ضروری جریان نقدی را کاهش می‌دهد، در حالی که ممکن است برای مثال در جای دیگری در کسب و کار بهتر از آن استفاده شود. به همین ترتیب، با حفظ سوابق خوب، می‌توانید حقوق مورد نیاز کارکنان در طول سال را پیش بینی کنید.