نقش فرآیندهای کسب و کار در بهبود عملکرد و پیشرفت آن

فرآیندهای کسب و کار شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف مرتبط هستند که با هدف تحقق اهداف سازمانی طراحی شده‌اند. این فرآیندها به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت و ارتقای رضایت مشتری کمک می‌کنند و شامل مدیریت زنجیره تأمین، تولید، بازاریابی و فروش می‌شوند.

فهرست محتوا:

بررسی بخش‌های مختلف کسب و کار 
تقسیم کردن وظایف 
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار 
اهمیت دادن به مشتریان 
استانداردسازی فرایندها 
سخن پایانی 

فرآیندهای کسب و کار یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی به شمار می‌آيند که به منظور پیشرفت عملکردی سازمان خود باید به آن‌ها توجه داشته باشید. در بین مفاهیم کسب و کار،‌ این نوع فرایند‌ها که با نام bpm نیز شناخته می‌شوند تأثیر مستقیمی بر روی مدیریت کلی سازمان دارند و به همین جهت لازم است که از کارکرد صحیح آن‌ها اطمینان پیدا کنیم. 
اگر در زمان شروع به کار یک استارت آپ و کارآفرینی‌های متعدد، به این موضوع دقت نشود، محصول نهایی آن چیزی نخواهد بود که همه ما به دنبالش بوده‌ایم. با ما همراه باشید تا ضرورت به کارگیری انواع فرآیندهای کسب و کار را به صورت کامل مورد بررسی قرار دهیم. 
 
بررسی بخش‌های مختلف کسب و کار 
یکی از اصلی‌ترین نقش‌های فرآیند کسب و کار آن است که به ما اجازه می‌دهد تا بخش‌های مختلف سیستم تجاری مدنظر خود را به طور کامل مورد بررسی قرار دهیم. با وجود چنین فرایندهایی بازخوانی عملیات‌های پیشین به منظور درک نحوه فعالیت‌ آ‌ن‌ها و میزان تأثیرشان بر پیشرفت کسب و کار ساده خواهد بود. 
ارزیابی فرآیندهای کسب و کار برای سال‌های متمادی به عنوان یک گزینه اساسی در بین سازمان‌های حرفه‌ای و شرکت‌های گسترده در نظر گرفته می‌شود. شما می‌توانید با فرآیندهای کسب و کار حتی بازار را تجزیه و تحلیل کنید و به پیش‌بینی‌های مناسبی در مورد آن دست یابید. 

تقسیم کردن وظایف 
مهندسی فرآیندهای کسب و کار باید به نحوی صورت بگیرد که استفاده از آن به ما کمک کند تا وظایف گوناگون را بر حسب پارامترهای مختلفی به قسمت‌های مشخصی تقسیم‌بندی کنیم. تنها در این صورت می‌توان اطمینان داشت که نتیجه نهایی همان چیزی خواهد بود که پیش از این انتظارش را داشته‌ایم. 
تقسیم‌بندی وظایف با پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار صورت می‌گیرد. در طی این روند،‌ هر بخش از سازمان به طور کامل متوجه می‌شود که چه وظیفه خاصی دارد و چرا باید فلان عملیات را به شکل اختصاصی انجام دهد. باید به این امر دقت کنید که فرآیندهای کسب و کار با موارد دیگری همچون مدیریت کردن وظایف تفاوتی اساسی دارند. 
در زمان مدیرت کردن وظایف شما عملاً بر روی نحوه انجام امور گوناگون نظارت خواهید کرد، اما در زمان تعیین فرایند‌های مربوط به کسب و کار تنها در حال مشخص کردن آن امور هستید. عدم تداخل این دو مورد در کنار هم موجب می‌شود تا بتوان از هر یک از آن‌ها به نحو احسن بهره برد. 
در گذشته عموماً به بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار توجهی نمی‌شد و فقط وظایف مدیریتی تحت نظر گرفته می‌شدند. این امر باعث می‌شد تا هیچ بخشی از سازمان نسبت به وظایف کامل خود آگاه نباشد و در نتیجه یک زنجیره تو در تو از مشکلات متعدد به وجود آید. با آمدن فرآیندهای کسب و کار این مشکل دیگر قابل مشاهده نیست و می‌توان هر شرکت و سازمانی را به صورت منظم بهبود بخشید. 

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار 
اتوماسیون در فرآیندهای کسب و کار به شما این اجازه را می‌دهد تا در مدت زمان کوتاه‌تر و با هزینه بسیار کمتری به هدف غایی خود دست پیدا کنید. اتوماسیون یا خودکار سازی این نوع فرایندها موجب می‌شود تا هر سازمانی از آن‌ها به نفع خود استفاده کند، آن هم بدون اینکه نیازی به تغییر دادنشان وجود داشته باشد. 
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار حتی در زمینه بهبود عملکرد شرکت نیز موثر است. قاعدتاً می‌توان هزینه‌های صرفه جویی شده به دلیل خودکارسازی فرایندهای مذکور را به عنوان یک سرمایه مشخص در بخش دیگری از سازمان به کار بست. این موضوع به خصوص برای سازمان‌هایی که از نظر بودجه وضعیت چندان مشخصی ندارند، اهمیت والایی خواهد داشت. 

اهمیت دادن به مشتریان 
تلاش برای بهبود فرآیندهای کسب و کار نشان از این دارد که شما به مشتریان خود اهمیت می‌دهید و قصد دارید بهترین تجربه ممکن را برای آن‌ها به ارمغان بیاورید. فرآیندهای کسب و کار به عنوان یک برگ برنده در بیزینس‌های مختلف شناخته می‌شوند که باید به شکل مناسبی مورد بهره‌برداری قرار بگیرند. 
بیزینس‌هایی در بازار موفق خواهند بود که بتوانند به کلیه نیازهای کاربران خود پاسخ دهند. فرایندهای مختلف کسب و کار نیز با تأکید بر روی همین امر به شما اجازه می‌دهند تا با آزادی عمل بیشتری تغییر موردنیاز کاربران خود را به انجام برسانید. 
فرایند‌های مربوط به کسب و کار تنها به مدیریت کردن شرکت ارتباط ندارند و بخش مهمی از ارتباط با مشتریان را تشکیل می‌دهند. داشتن یک ارتباط صحیح با مشتریان به شما اجازه می‌دهد تا عملکرد هر یک از فرایندها را نیز مورد بررسی قرار دهید و حتی نسبت به بهبود آن‌ها اقدام کنید. 

استانداردسازی فرایندها 
نکته آخری که باید در مورد فرآیندهای کسب و کار به آن اشاره کنیم، استانداردسازی عملکردهای گوناگون است. شرکت‌های برتر نسبت به استانداردسازی فرایندهای خود توجه دارند و این کار را با بهره‌گیری از فرایندهای مختلف کسب و کار انجام می‌دهند. 
استانداردسازی امور مختلف به شما این اجازه را می‌دهد تا خود را به عنوان یک شرکت یا سازمان برتر نسبت به سایر سازمان‌ها نشان دهید و در نتیجه تعداد کاربران خود را به شکل قابل توجهی افزایش دهید. از سوی دیگر، عملکردهایی که به شکل استاندارد انجام بگیرند در بلند مدت بهترین نتیجه را به همراه خواهند داشت. 
فرآیندهای کسب و کار باید حتماً توسط یک تیم حرفه‌ای و مجرب دنبال شوند تا بتوان روند استانداردسازی را به شکل خوبی پیگیری کرد. در غیر این صورت احتمال آن می‌رود که هدف نهایی به یک هدف غیرقابل دسترس تبدیل شود.

سخن پایانی 
وقتی صحبت از فرآیندهای کسب و کار می‌شود، منظور اصلی فرایند‌هایی است که می‌توان به کمک آن بحث مدیریت را به سطح بالاترین انتقال داد و به افزایش میزان کاربردهای سازمان مدنظر کمک کرد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار به شما اجازه می‌دهد تا از بابت ماندگاری کلیه تغییرات صورت گرفته اطمینان خاطر کاملی پیدا کنید. 
مدل سازی فرآیندهای کسب و کار نیز از اهمیت بسیار بالایی در این زمینه برخوردار است. در واقع تنها زمانی می‌توان نسبت به ارائه بهترین خدمات به کاربران امید داشت که این مدل سازی‌ها به نحو مناسبی انجام گرفته باشد. طراحی فرآیندهای کسب و کار امری تخصصی است که باید توسط افراد مجرب در این زمینه دنبال شود.