مدیریت ارتباط سازمانی و نقش آن در بقا و مدیریت سازمان

مدیریت ارتباطات سازمانی بهبود فرآیندها و تعاملات داخلی و خارجی سازمان را تسهیل می‌کند و از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا به دستیابی به اهداف استراتژیک و ارتقای تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند. با سیستم‌های اطلاعاتی می‌توان ارتباطات را بهبود بخشید و هماهنگی بیشتری در سازمان به وجود آورد.

 فهرست محتوا:

ارتباطات سازمانی یعنی چه؟
ارتباطات داخلی سازمان
ارتباط خارجی سازمان
انواع ارتباطات سازمانی
سخن نهایی

شما برای مدیریت کسب‌وکارتان باید ابتدا رابطه خود را با کارکنان درست کنید. حفظ ارتباط و مدیریت ارتباط سازمانی باید به‌گونه‌ای باشد هم اقتدار شما حفظ شود و هم اعضای مجموعه‌تان علاقه به کارکردن پیدا کنند. اگر رابطه درستی بین اعضای شرکت شکل نگیرد، مطمئناً نمی‌توانید کسب‌وکار موفقی داشته باشید. تا آخر این مقاله همراه ما شوید تا به شما بگوییم مدیریت ارتباط سازمانی چه نقشی در بقا و مدیریت سازمان دارد و نقش مدیریت فناوری اطلاعات در پیشرفت کسب‌وکار چیست.

ارتباطات سازمانی یعنی چه؟

خیلی از شما هنوز نمی‌دانید ارتباطات سازمانی یعنی چه برای همین تصمیم گرفتیم درباره ارتباطات سازمانی اطلاعاتی را بیان کنیم. ارتباطات سازمانی بخش جدایی‌ناپذیر از هر مجموعه و سازمان است که نقشی اساسی در موفقیت کسب‌وکار دارد. ارتباطات در یک سازمان بر رفتار کسانی که در آنجا کار می‌کنند تأثیر می‌گذارد  ارتباطات یکی از مهم‌ترین مولفه‌های مدیریت کسب‌وکار است؛ زیرا نقش مهمی در برنامه‌ریزی و هدایت شرکت و یا مجموعه دارد. ارتباط سازمانی به دودسته تقسیم می‌شوند:

ارتباطات داخلی سازمان
ارتباط داخلی سازمان در واقع بر نحوه تعامل کارکنان شرکت با یکدیگر تمرکز دارد. در واقع یک سازمان باید مطمئن شود که بین کارکنان یک پیوند حرفه شکل‌گرفته است. این موضوع می‌تواند برای مجموعه‌های بزرگ  یا سازمان‌های که دورکاری دارند، سخت‌تر و چالش‌برانگیز باشد؛ زیرا ممکن است همه کارکنان استراتژی‌های ارتباطات سازمانی را رعایت نکنند. 

ارتباط خارجی سازمان
این نوع ارتباط در مورد شیوه برقراری رابطه با دنیای خارج  است. ارتباط خارجی سازمان برای رشد برند و حفظ رابطه سازنده با مشتری‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد. برای نشان‌دادن یک تصویر کلی و منسجم از شرکت، باید یک لحن فراگیر در ارتباط خارجی سازمان باشد. این لحن باید با مأموریت، اصول اخلاقی و سیاست‌های ارتباطی سازمانی  هماهنگی و تناسب داشته باشد. در این نوع مدیریت ارتباط بین فرهنگی در سازمان  اهمیت زیادی دارد. ارتباط بین فرهنگی در سازمان مبنایی برای تجارت بین‌المللی برای شما فراهم می‌کند. 

انواع ارتباطات سازمانی

اکنون اجازه دهید انواع ارتباطات سازمانی را برای شما بیان کنیم؛ زیرا ارتباطات بین‌فردی سازمان اهمیت زیادی دارد و یک تیم بدون اینکه رابطه خوب و سازنده‌ای داشته باشند، نمی‌توانند موفق شوند. پس انواع ارتباطات سازمانی را بیاموزید تا از تأثیر آنها بر روی سازمان آگاه شوید. 

ارتباطات مستقیم و غیرمستقیم در سازمان
 ارتباط مستقیم و غیرمستقیم در سازمان نقطه مقابل هم هستند. ارتباطات غیرمستقیم یکی از رایج‌ترین نوع ارتباط سازمانی است که در خیلی از شرکت‌ها انجام می‌شوند. این ارتباطات از طریق کانال‌های ارتباطی که از قبل تعیین شده‌اند توسط مدیران و کارکنان برقرار می‌شود. ارتباط غیرمستقیم بیشتر در کسب کارهای شک می‌گیرد که سلسه‌مراتب خاصی دارند. 
در این نوع ارتباط کارکنان نمی‌توانند به‌صورت مستقیم با مدیر ارتباط بگیرند. بلکه باید از طریق مدیران میانه پیغام خود را ردوبدل کنند. در واقع برای انتقال اطلاعات سازمان به مدیر نیاز به یک واسطه است و کسی نمی‌تواند مستقیم با مدیر در ارتباط باشد. 
ارتباط مستقیم دقیقاً برعکس غیرمستقیم است و اصلاً از طریق کانال‌ها شکل نمی‌گیرد. سازمان‌های که ارتباط مستقیم دارند، در آنها هیچ کانال ارتباطی تعریف نشده است. در این نوع سازمان‌ها برای برقراری ارتباط با یکدیگر کانال‌های ارتباطی زیادی وجود دارد و کارکنان و مدیران با روش‌های متعددی می‌تواند در ارتباط باشند.

ارتباطات افقی و عمودی در سازمان
ارتباطات افقی و عمومی در سازمان تفاوت‌های کوچکی با هم دارند. ارتباطات عمودی در واقع روابطی هستند که بین مدیران و زیر دستان شکل می‌گیرند ارتباط عمودی به دودسته روبه‌بالا و روبه‌پایین تقسیم می‌شوند. منظور از ارتباط عمودی روبه‌بالا ارتباط مدیران با زیر دستان است و ارتباط عمودی روبه‌پایین از طرف کارکنان به‌سوی مدیران شکل می‌گیرد. ارتباط افقی در واقع‌بین افرادی برقرار می‌شود که سطح کاری یکسانی دارند؛ مانند کارکنان  مجموعه با کارکنان و مدیران شرکت با مدیران دیگر. این نوع ارتباط کمک زیادی به بالارفتن روحیه کارکنان و مدیران می‌کند. اما اگر این افراد با یکدیگر همبستگی نداشته باشند، ممکن است شرکت آسیب جدی ببیند. فراموش نکنید  که داخلی‌سازی اطلاعات در سازمان و تواصل سازمانی کلیدهای موفقیت کسب‌وکار شما هستند
 
مدیریت ارتباط با مشتریان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ زیرا رضایت مشتری تأثیر مستقیمی بر روی رشد کار شما دارد. رضایت مشتری از یک سازمان شامل مواردی همچون  خدمات، تعاملات مثبت و محصولات می‌شود. همه شما می‌دانید که رضایت مشتری برای بقا و موفقیت شرکت یا تیمتان بسیار مهم است. 

مدیریت ارتباط با سهام‌داران
رفتار شما به‌عنوان مدیر باید به‌گونه‌ای باشد که رضایت سهام‌داران را جلب نمایید؛ زیرا این افراد اگر نباشند کسب‌وکار شما هم پیشرفت نمی‌کند. به این منظور در این نوع ارتباطات باید از سهام‌داران بازخورد بگیرید و برای اتخاذ برخی تصمیم‌ها از آنها کمک بخواهید.  
 طرز برخورد با مسائل شرکت یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت ارتباط با کارمندان است. نحوه برخورد شما با کارمندان باید دوستانه و تا حدودی قاطعانه باشد. اگر رفتار شما به‌عنوان مدیر قاطعانه نباشد، ممکن است که برخی از افراد کم‌کاری کنند و در صورتی هم که رفتارتان دوستانه نبود، کارکنان از شرکتتان بیرون می‌روند. در واقع نحوه مدیریت ارتباط با مدیران هم تأثیر مستقیمی بر روی روابط کارمندان می‌گذارد.

ارتباط سازمانی در دورکاری و محیط‌های مجازی
فناوری برای هر مشکل یک راه‌حل دارد. شما باید اهمیت زیادی به استفاده از فضای مجازی برای برقراری یک رابطه مؤثر در شرکت بدهید. زمانی که کارکنان در یک فضای کاری مشترکی نیستند، برقراری ارتباط دشوارتر می‌شود  به‌این‌ترتیب، کسب‌وکارهای موفق، باید آموزش‌های لازم را برای برقراری ارتباط در زمان دورکاری ارائه دهند. تا مطمئن شوند که همه کارمندان می‌توانند با شرکت ارتباط بگیرند. 
 
از سوی دیگر در حال حاضر، بیشتر کارکنان ملاقات حضوری را نوعی اتلاف وقت تلقی می‌کنند، برای همین آنها معتقدند برخی از کارها را می‌توان به کمک تکنولوژی انجام داد، نیازی نیست که فرد به‌صورت حضوری با بقیه افراد سازمان ارتباط بگیرد.  ما در ادامه چند راهکار برای حفظ ارتباط سازمانی در دورکاری و محیط‌های مجازی به شما می‌گوییم:
•    برقراری ویدئوکنفرانس‌های بیشتر برای تشویق کارمندان
•    به کارمندان اهمیت دهید؛ مثلاً می‌توانید برای تولد هر کدام از آنها یک کارت هدیه مجازی تهیه کند. 
•    مطمئن شوید که درب شبکه‌های مجازی به روی کارمندان شما همیشه باز است. آنها باید بتوانند با شما صحبت کنند و سؤال بپرسند. پس پل‌های ارتباطی زیادی داشته باشید.
•    با نقاط قوت و ضعف کارمندان آشنا شوید و با همان‌ها ارتباط بگیرید. 
•    ابزارها و فنون ارتباط سازمانی را فرابگیرید. تا بتوانید رابطه خوبی با کارمندان داشته باشید.

سخن نهایی

با خواندن این مقاله درمی‌یابید که مدیریت ارتباط سازمانی چه نقش و اهمیتی در بقا و مدیریت سازمان  دارد و با انواع روابط سازمانی  آشنا می‌شوید. ما در این مقاله سعی کردیم ترفندهای به شما یاد دهیم که  روابط خود را در زمان دورکاری  بهبود ببخشید و کارتان پیشرفت کند و به نتایج بهتری دست یابید. شما می‌توانید با بهبود رابطه کاری خود با کارمندانتان راندمان کاری آنها را بالا ببرید.