داشبوردهای سازمانی: انواع، کاربرد، مزایا

داشبوردهای سازمانی ابزارهای بصری برای نمایش داده‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) هستند که به مدیران کمک می‌کنند تا به سرعت وضعیت عملکرد سازمان را ارزیابی و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تری انجام دهند. این داشبوردها اطلاعات را در قالب نمودارها و جداول به صورت لحظه‌ای ارائه می‌دهند.

فهرست محتوا:

داشبورد سازمانی چیست
انواع داشبوردهای سازمانی
مزایا و معایب استفاده از داشبورد
اهمیت داشبوردهای سازمانی
طراحی داشبوردهای سازمانی

داشبوردهای بخش‌های مختلف سازمان

از آنجایی که امروزه در محیط رقابتی شدیدی به سر می‌بریم، مدیران و کارکنان سازمان‌ها به ابزار قدرتمندی نیاز دارند تا بتوانند در مواقع لزوم تصمیم‌گیری‌های درستی اتخاذ کنند و نسبت به شرایط و تغییرات واکنش سریعی نشان دهند. یکی از این فناوری‌های نوین و کاربردی، داشبوردهای سازمانی هستند که روز به روز به ارزش و کارایی آنها افزوده می‌شود. در این مقاله سعی داریم هر آنچه لازم است در مورد داشبوردهای سازمانی بدانید در اختیار شما قرار دهیم. از جمله، تعریفی جامع از داشبورد سازمانی، انواع، کاربرد و مزایای آن. با ما همراه باشید.

داشبورد سازمانی

داشبورد سازمانی همانطور که از نام آن پیداست، عملکردی شبیه داشبورد ماشین دارد. همانطور که داشبورد روشی ساده برای تصمیم‌گیری‌های لازم در هنگام رانندگی است – برای مثال، روشن‌شدن عقربه نشانگر بنزین به شما می‌گوید که باید زودتر بنزین بزنید تا یک رانندگی ایمن داشته باشید – داشبوردهای سازمانی هم یک واسط کامپیوتری هستند که با در اختیار‌ داشتن نمودارها، گزراش‌ها و شاخص‌های دیداری متعدد و مکانیزم اخطار به کارکنان سازمان و مدیران ارشد به آنها اجازه می‌دهند به داده‌های سازمان دسترسی داشته باشند و بتوانند مشکلات بالقوه را کشف و حل کنند.

انواع داشبوردهای سازمانی

داشبوردهای سازمانی را در شش دسته کلی تقسیم‌بندی کردند:
１.    داشبوردهای عملکرد شرکت که هدف آنها یکپارچه‌سازی داده‌های بخش‌های مختلف سازمان است و مواردی مثل تحلیل مالی، عملکرد فروش و . . . را شامل می‌شوند.
２.    داشبوردهای دپارتمانی که به مدیران دپارتمانهای سازمان و مدیران عملیاتی این امکان را می‌دهند تا از داشبورد مختص به دپارتمان خود بهره بگیرند.
３.    داشبوردهای مشاهده فعالیت – فرآیند که با در اختیار ‌داشتن تجهیزات دیداری و تحلیلی کمک می‌کنند تا هر گونه مشکلی را قبل از وقوع پیش‌بینی و حل کنند. این نوع از داشبوردها به موارد زیر تقسیم‌بندی می‌شوند: داشبورد مشاهدات تقلب‌ها، داشبورد مشاهده فرآیند تولید، داشبورد مشاهده انبار – توزیع، داشبورد مشاهده بازار مالی، داشبورد مشاهده ترافیک و داشبورد مشاهده آب‌و‌هوا.
４.    داشبوردهای برنامه خاص که شامل مقیاس‌های خاص هر برنامه است و نوعی واسط بین کاربران محسوب می‌شود.
５.    داشبورد مشتری شامل مقیاس‌های مربوط به مشتری می‌باشد.
６.    داشبورد عرضه‌کننده که به عرضه‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا عملکرد خود را در برابر دیگران ارزیابی کنند.

مزایا و معایب استفاده از داشبورد

داشبوردها به عنوان ابزاری برای تجسم داده‌ها و ارائه اطلاعات مزیت‌های متعددی دارند، از جمله کمک به تصمیم‌گیری، شناسایی فرصت‌های کسب‌و‌کار، سفارشی‌کردن چیدمان براساس نیازهای خاص کاربران و به اشتراک‌گذاری آسان اطلاعات با دیگران. در کنار این مزایا می‌توانند به دلیل سعی در جمع‌آوری اطلاعات زیاد طاقت‌فرسا باشند. از طرف دیگر، به دلیل ثابت‌بودن برای ردیابی رندهای پرشتاب چندان کارایی ندارند و سفارشی‌کردن آنها هم کار دشواری است، زیرا ممکن است کاربران نتوانند آنها را براساس نیازهای خاص خود تنظیم کنند.

اهمیت داشبوردهای سازمانی

داشبورد مدیریتی اهمیت بسیاری برای مراکز دارد، زیرا با سازماندهی حجم عظیمی از داده ها در قالب نمودار های مختلف و اشکال گرافیکی، به مدیران کمک می کند تا مهم ترین اطلاعات را در کمترین زمان به دست آورند.

معیارهای کلیدی داشبوردهای سازمانی

در داشبوردهای سازمانی سه معیار برای ایجاد شاخصه‌ کلیدی عملکرد وجود دارند که باید مد نظر قرار گیرند. اول اینکه این شاخص‌ها باید هم جهت با اهداف سازمانتان باشند. دوم اینکه باید بتوانید آن‌ها را به‌صورت کمی و کیفی اندازه‌گیری کنید. سوم و مهم‌تر از همه اینکه شاخصه‌ کلیدی عملکرد باید ارتباطی مستقیم با شاخص اندازه‌گیری رشد و موفقیت سازمان شما داشته باشند.

طراحی داشبوردهای سازمانی

ابزارهای مختلفی برای طراحی داشبوردهای سازمانی و تجزیه و تحلیل داده‌ها وجود دارند، از جمله ابزاری مانند کلیلک ویو، تبلو و اکسل.
در این قسمت عملکرد داشبورد را در بخش‌های مختلف یک سازمان به اختصار توضیح می‌دهیم:

داشبورد فروش
مدیران فروش از این  داشبورد استفاده می‌کنند تا دیدی از بالا به فرآیندهای فروش داشته باشند و زمان کمتری را صرف جمع آوری گزارشات و به اشتراک‌گذاری آنها با مدیران زیردست و بالادست خود می‌کنند.

داشبورد مالی
داشبوردهای مالی به مدیریت کمک می‌کنند تا بینش درستی از عملکرد مالی کسب‌و‌کار خود داشته باشند. انواع داشبورد مدیریت مالی عبارتند از:
الف) داشبورد عملکرد که از آن برای شناسایی و حل مشکلات مالی عملیات سازمان استفاده می‌کنند.
ب) داشبورد مالی CFO  که به مدیران مالی سازمان و تیم‌هایشان در داشتن بینش‌های عملی کمک می‌کنند تا بدین ترتیب بتوانند از عهده وظایف کلیدی خود بربیایند.
پ) داشبورد بودجه که ابزار تولید گزارش است و کمک می‌کند تا منابع مالی به صورتی شفاف‌تر و آسان‌تر تخصیص داده شوند. این داشبورد داده‌های مالی پیچیده را در قالبی قابل درک ارائه می‌دهد. به صورتی که افراد می‌توانند تصور درستی از چگونگی خرج بودجه در کسب‌وکارها و اولویت‌ بندی های آنها داشته باشند. داشبورد مالی بودجه مواردی مثل درآمد کل، هزینه کل، بودجه عملیاتی و کل بودجه را بررسی می کند تا به تجزیه و تحلیل مالی سازمان برسد.
ت) داشبورد مالیاتی که از کاربردی‌ترین شاخص‌ها و نمودارهای داشبورد مالی است، اهمیت زیادی برای مدیران دارد. در این داشبورد، اطلاعات مالیاتی را بر اساس زمان پرداخت (معوق، پرداخت شده و...) و نوع مالیات (مالیات بر ارزش افزوده و سایر مالیات ها) در گروه های مجزا قرار می دهند.

داشبورد منابع انسانی
داشبوردهای منابع انسانی (Human Resource ) ابزاری قدرتمند است که به سازمان ها کمک می کنند نیروی کار خود را به درستی و به طرزی موثر مدیریت کنند. وظیفه این داشبوردها این است که در زمان واقعی یک نمایش بصری از شاخص های عملکرد کلیدی (KPI)  ) را به مدیران منابع انسانی ارائه دهند تا آنها بتوانند تا تصمیمات آگاهانه‌ای از مدیریت عملکرد بگیرند.

داشبورد پروژه
در واقع داشبورد مدیریت پروژه یک صفحه است که روی آن نمودار و یا جداولی از اطلاعات کلیدی پروژه را تعبیه کردند تا مخاطب بتواند تنها با یک نگاه از وضعیت پروژه باخبر شود.

داشبورد ریسک و امنیت
داشبورد مدیریت ریسک از شاخص‌های کلیدی ریسک برای حل مشکلات و تضمین امنیت استفاده می‌کنند. این شاخص‌ها معیارهایی هستند که برای سنجش ریسک‌های کسب‌و‌کار به کار می‌روند.

داشبورد مدیریتی
این داشبورد که به داشبورد مدیریت کسب‌و‌کار هم معروف است نوعی رابط کاربدی محسوب می شود که وظیفه آن ارائه یک نمایش گرافیکی از وضعیت فعلی و رویدادهای گذشته کسب‌و‌کار است. نحوه عملکرد این عناصر گرافیکی به این صورت است که به منابع مختلف متصل می‌شوند تا اطلاعات را از بانکهای اطلاعاتی سازمان استخراج کنند و به صورتی یکارچه در یک صفحه نمایش دهند. این داشبورد در فرآیند مدیریت فن‌آوری اطلاعات هم کارایی دارد.

داشبورد مشتری
داشبورد CRM یا مدیریت روابط مشتری همه اطلاعات لازم برای فروش، فعالیت‌ها و میزان درآمد سازمان را در قالب یک برنامه ارائه می‌دهد که با کمک آن، روند مدیریت فروش ساده‌تر و عملکرد تیم بهتر ارزیابی می‌شود.

 

جمع‌بندی

 

داشبوردها به لحاظ جمع‌آوری تمامی داده‌های سازمانی در یک صفحه و استفاده از نمودارها و اشکال مختلف فرآیند تفسیر را برای مدیران و کارکنان تسهیل می‌کنند و به آنها این امکان را می‌دهند تا به جای اتاف وقت روی گزارشهای پیچیده، وقت خود را صرف اتخاذ تصمیمات صحیح و روشن بکنند.