تحلیلگر ارزیابی عملکرد چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد؟

تحلیلگر ارزیابی عملکرد با بررسی دقیق داده‌ها و شاخص‌های کلیدی، به سنجش و تحلیل کارایی کارکنان و فرآیندها می‌پردازد. او با شناسایی نقاط قوت و ضعف، پیشنهادات بهبود ارائه داده و به سازمان‌ها در دستیابی به بهره‌وری بالاتر و اهداف استراتژیک کمک می‌کند.

فهرست محتوا:

دلایل اهمیت ارزیابی عملکرد
وظایف یک تحلیلگر ارزیابی عملکرد
روش‌های ارزیابی عملکرد

 

بسیاری از ما اصطلاح ارزیابی عملکرد و یا performance measurement را در محل کار و یا در مباحث مربوط به تحلیل و توسعه کسب و کار شنیده و با آن برخورد داشته‌ایم. اما ممکن است معنای صحیح و استفاده درست از آن را ندانیم. ارزیابی عملکرد را می‌توان نوعی بررسی بسیار منظم و دقیق از عملکرد شغلی یک کارمند و سهم و نقش او در پیشبرد اهداف یک مجموعه تعریف کرد. به ارزیابی عملکرد کارکنان و سازمان، بررسی سالیانه، ارزیابی کارمندان، بررسی عملکرد و .. نیز گفته می‌شود. در این فرآیند، تحلیلگر ارزیابی عملکرد، کلیه مهارت‌ها، دستاوردها و پیشرفت‌های شغلی کارکنان و یا عدم وجود این ویژگی‌ها را مورد ارزیابی دقیق قرار می‌دهد. 

سازمان‌ها از سیستم ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند تا از طریق آن به شکلی کاملاً صحیح و روشن به کارکنان و مجموعه خود بازخورد ارائه داده و به ارائه دستمزدها، پاداش‌ها و تشویق‌ها بر اساس آن اقدام نمایند و یا در مورد ادامه کار و یا خاتمه کار کارکنان با مجموعه تصمیم بگیرند. 
در این مقاله به ارائه مطالبی در زمینه ارزیابی عملکرد پرداخته و به این موضوع اشاره خواهیم کرد که تحلیلگر ارزیابی عملکرد چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد. پس اگر شما هم در این زمینه با دغدغه‌ای مواجه شده‌اید با ما همراه باشید .
 

دلایل اهمیت ارزیابی عملکرد

 

تحلیلگر کسب و کار و یا یک تحلیلگر ارزیابی عملکرد به خوبی می‌دانند که یک سازمان از بودجه بسیار محدودی بهره‌مند شده که می‌تواند با استفاده از آن به ارائه جوایز و پاداش اقدام کند. به همین دلیل این افراد به ارزیابی عملکرد کارکنان یک مجموعه اقدام می‌نمایند تا در تخصیص مناسب پاداش‌ها و تشویق‌ها به کارکنان کمک کنند. 
از طریق فرایندهای ارزیابی عملکرد می‌توان مسیری را هموار نمود تا مشخص شود از میان کارمندان و کارکنان کدام یک توانسته‌اند نقش اصلی رشد شرکت را از آن خود کنند. بر این اساس به راحتی می‌توان به کارمندان برتر پاداش ارائه داد و کارکنان دیگر را از آن محروم نمود. 
با به کارگیری یک سیستم ارزیابی عملکرد مناسب و دقیق می‌توان به کارکنان و مدیران یک مجموعه کمک کرد تا برخی از آموزش‌های اضافی و لازم و یا مسئولیت‌های تازه را در اختیار کارکنان قرار دهند و برنامه مناسبی را برای توسعه و رشد آن‌ها تدارک ببینند. 
از سوی دیگر می‌توان از این طریق کمبودهای آموزشی و مهارتی کارکنان را جبران و برطرف نمود. در بسیاری از سازمان‌ها ارزیابی عملکرد کارکنان تنها یک بار در طول یک سال انجام نمی‌شود. برخی از شرکت‌ها این فرایند را هر شش ماه یک بار تکرار می‌کنند و بر این باورند که تکرار این ارزیابی‌ها به رشد بیشتر کارکنان و همسو و هم جهت شدن نیروها و از سوی دیگر مدیریت مجموعه کمک می‌کند و روابطی بسیار محکم و قدرتمند میان کارکنان و مدیران به وجود می‌آورد. 
مطابق با آنچه تاکنون گفته شد هدف ارزیابی عملکرد کارکنان در یک سازمان، بهبود روابط کارکنان و مدیران و از سوی دیگر افزایش بهره‌وری مجموعه است. همچنین می‌توان هدف از اجرای این فرایند را مستندسازی برای تعیین بسته‌های خاص جبران خدمات، دستمزدها، افزایش حقوق و ... به شمار آورد.
شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان، قرار دادن افراد مناسب در جایگاه مناسب، ارزیابی پتانسیل و توانمندی‌های افراد و توسعه آن و .... از دیگر اهداف ارزیابی عملکرد کارمندان و کارکنان و رفتار سازمانی آن‌ها در یک مجموعه کاری هستند.

 

وظایف یک تحلیلگر ارزیابی عملکرد

 

تحلیل‌گران ارزیابی عملکرد در سازمان‌ها باید پیش از هر اقدامی نوعی چهارچوب ارزشیابی استاندارد تدارک دیده و بر اساس معیارهایی خاص به ارزشیابی کارکنان مجموعه اقدام نمایند. این افراد باید به تنظیم فرم ارزشیابی دست زده و بدانند که هر کدام از کارکنان به طور دقیق باید چه کاری انجام دهند و آن را چگونه به اتمام برسانند.
از سوی دیگر باید برای این ارزشیابی، اهداف خاصی را مد نظر داشته و برای هر کدام از کارکنان هدفی خاص را ترسیم کنند. این کار را باید بر اساس نقاط قوت و ضعف کارکنان انجام دهند تا به بهبود مهارت‌های آنان کمک رسانده و به یادگیری مهارت‌های تازه منجر شوند. 
یکی از مهارت‌هایی که یک تحلیلگر ارزیابی عملکرد باید داشته باشد یادداشت‌برداری عملکرد کارکنان مجموعه در طول یک سال است. وی باید در تمامی موقعیت‌ها این آمادگی را داشته باشد که از کارکنان مجموعه ارزیابی به عمل آورد. 
صادق بودن و انتقاد صحیح از کارکنان از دیگر مهارت‌هایی است که تحلیلگر ارزیابی عملکرد باید از آن برخوردار باشد. او نباید کارکنان را با یکدیگر مقایسه کرده و یا به جای عملکرد یک کارمند از شخصیت او انتقاد کند. 
تحلیلگر ارزیابی عملکرد باید فرایند ارزشیابی از کارکنان را بر اساس میزان توانمندی‌ها و توانایی‌های آن‌ها انجام داده و قضاوتی بر روی آنان نداشته باشد. 
از دیگر مهارت‌هایی که یک تحلیلگر ارزیابی عملکرد باید داشته باشد می‌توان به تدوین فرم ارزشیابی و ارائه سوالات به صورت دقیق، ارائه بازخوردهای دائمی به کارکنان و در طول سال، انتخاب بهترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، تدارک بهترین روش‌های ارزشیابی و .. اشاره کرد.

 

روش‌های ارزیابی عملکرد

 

در حال حاضر مدل‌ها و روش‌های متنوعی برای ارزشیابی عملکرد کارکنان طراحی و تدوین شده است که صاحبان کسب و کارها و تحلیلگران می‌توانند از میان این روش‌ها روش صحیح ارزیابی را انتخاب کنند. به طور کلی انتخاب صحیح و مناسب روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، اهمیت بسیار بالایی دارد. 
چراکه نشان دهنده دیدگاه مدیران در مورد کارکنان بوده و از سوی دیگر میزان اهمیت دادن مدیر به انگیزه، تلاش، روح و روان کارکنان را به رخ می‌کشد. برخی از مدل‌ها و یا روش‌هایی که به منظور ارزیابی عملکرد کارکنان توسط تحلیلگر ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرند در ادامه آمده‌اند.

 

روش رتبه بندی فردی

مطابق با این روش می‌توان تمامی کارکنان یک مجموعه را از بالا به پایین رتبه بندی نمود و سپس از میان آن‌ها یک نفر را به عنوان کارمند نمونه انتخاب کرد. 
اگر تمایل دارید به ارزیابی‌های عملکرد کارکنان در مدت زمان محدود دست بزنید و یا در هزینه‌های خود صرفه جویی به عمل آورید این روش ارزیابی برای شما بسیار مناسب است. چراکه در زمانی محدود و با بودجه اندک امکان اجرایی شدن آن وجود دارد. اما با این حال استفاده از این روش برای سازمان‌های بزرگ مناسب نیست.

 

روش مدیریت بر اساس اهداف

در روش مدیریت بر اساس اهداف که به آن mbo نیز گفته می‌شود مدیران به همراه کارکنان و در کنار آن‌ها، اهداف یک دوره مجموعه را مشخص نموده و برای دستیابی به آن اهداف و برنامه ریزی دست می‌زنند. سپس امور را مطابق با اهداف تدوین شده سازماندهی می‌کنند. 
بعد از این فرایندها و در دوره‌های زمانی مشخص گردد هم آمده و در زمینه رشد و توسعه مجموعه و میزان دسترسی و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده با یکدیگر گفتگو می‌کنند و در انتهای دوره و با توجه به نتایج حاصل شده، به ارزشیابی کارکنان اقدام می‌نمایند. 
بر این اساس هر کدام از کارکنان که به موفقیت بیشتری دست یافته باشند پاداش‌هایی دریافت خواهند نمود و یا ارتقای رتبه پیدا خواهند کرد و به کارکنانی که نتوانسته‌اند به موفقیت دست پیدا کنند، آموزش‌های جبرانی ارائه خواهد شد.
 این روش علاوه بر مزایا، معایبی هم دارد. از جمله معایب عمده این روش می‌توان به تمرکز بر اهداف ملموس و محسوس و نادیده گرفتن مهارت‌ها و تعهدات فردی اشاره کرد.

 

روش بازخورد ۳۶۰ درجه

اگر تمایل به استفاده از بهترین روش ارزشیابی عملکرد کارکنان مجموعه خود دارید بهتر است مدل بازخورد ۳۶۰ درجه را برای دستیابی به این هدف در نظر بگیرید. این ابزار، روشی بسیار کارآمد بوده و به صورت چند بعدی طراحی شده است. 
با استفاده از این مدل، تحلیلگران ارزیابی عملکرد کارکنان این امکان را به دست می‌آورند که یک کارمند خاص بر اساس بازخوردهایی که از جوانب متعدد جمع‌آوری شده است، مورد ارزیابی دقیق قرار دهند. در واقع در این شیوه یک کارمند، توسط مدیران، زیرمجموعه‌ها، همکاران، مشتریان و ... مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. 
به همین دلیل نتایج به دست آمده از این روش بی‌طرفانه خواهد بود و می‌تواند مهارت‌ها و توانمندی‌های کارمندان را نشان دهد.

 

روش ارزیابی روانشناختی 

از مدل ارزیابی روانشناختی برای تجزیه و تحلیل ویژگی‌هایی از قبیل مهارت‌های میان فردی یک کارمند استفاده کرده و یا می‌خواهند از طریق آن توانایی‌های شناختی کارکنان را مورد سنجش و ارزیابی قرار دهند. 
بسیاری از تحلیلگران ارزیابی عملکرد با استفاده از این روش، سعی در سنجش و ارزیابی خصوصیات ذهنی و درونی کارکنان مجموعه داشته و یا تمایل دارند با بکارگیری این مدل، مهارت‌های رهبری و مدیریتی کارکنان را اندازه بگیرند. 
این مدل، ابزاری بسیار مناسب برای سنجش ویژگی‌های شخصیتی کارمندان بوده و وضعیت و حالات احساسی و هیجانی آن‌ها را نیز نشان می‌دهد. با این حال مدل ارزیابی روانشناختی از پیچیدگی‌های مخصوص به خود برخوردار بوده و بررسی و مطالعه نتایج به دست آمده از آن هم به تخصص بالایی نیاز دارد.

 

روش ثبت وقایع خاص

هدف از طراحی این مدل، ارزیابی عملکرد کارکنان در یک موقعیت و شرایط خاص و حساس است. در واقع در این روش، تحلیلگر ارزیابی عملکرد سعی دارد تصمیمات درست و نادرست یک کارمند را مورد سنجش قرار دهد. به ویژه در شرایطی که با یک اتفاق و یا رویداد خاص مواجه می‌شود.